Trasferte di lavoro: cosa sono? Una trasferta di lavoro è lo spostamento temporaneo di un dipendente, richiesto dall’azienda, per svolgere attività lavorative fuori dalla sede abituale. In pratica, ogni volta che chiedi a un collaboratore di lavorare lontano dalla sede aziendale – per un incontro, una formazione, una consulenza presso un cliente – stai parlando di trasferta.
Le trasferte di lavoro sono uno strumento fondamentale per molte aziende italiane: permettono di mantenere relazioni con clienti, partecipare a fiere, svolgere attività operative sul territorio. Ma attenzione: la gestione delle trasferte comporta obblighi precisi, sia dal punto di vista normativo che fiscale.
Cos’è una trasferta di lavoro: definizione e differenze
La trasferta di lavoro si distingue dal trasferimento: la trasferta è temporanea, il trasferimento è definitivo. Durante la trasferta, il dipendente mantiene la sede di lavoro originaria e ritorna al termine della missione. Non va confusa nemmeno con la trasferta giornaliera, che riguarda spostamenti senza pernottamento fuori comune.
Quando si applica la trasferta
Si parla di trasferta quando il lavoratore:
- viene inviato fuori dal comune dove si trova la sede di lavoro abituale
- per un periodo limitato (ore o giorni)
- per svolgere incarichi lavorativi richiesti dall’azienda
Rimborsi e indennità di trasferta
Il lavoratore ha diritto al rimborso delle spese sostenute (viaggio, vitto, alloggio, trasporti locali) e, in alcuni casi, a un’indennità aggiuntiva. I rimborsi possono essere:
- a piè di lista: rimborso delle spese effettivamente documentate (scontrini, fatture)
- forfettario: una somma fissa giornaliera, indipendente dalle spese reali
- misto: parte a piè di lista, parte forfettaria
Le regole su importi, limiti e modalità sono stabilite dal CCNL di riferimento e dalla normativa fiscale (Agenzia delle Entrate).
Come funziona la gestione delle trasferte
Per ogni trasferta, l’azienda deve:
- autorizzare formalmente la missione
- raccogliere la documentazione delle spese sostenute
- verificare la congruità e la pertinenza delle spese
- liquidare i rimborsi secondo le regole fiscali
- gestire la corretta tassazione delle indennità
Un errore nella gestione delle trasferte può portare a contestazioni fiscali e contributive.
Trasferta in Italia e all’estero: cosa cambia
Le regole cambiano se la trasferta avviene all’estero: i limiti di esenzione fiscale sono diversi, così come le modalità di rimborso. Per le missioni fuori dall’Unione Europea, servono anche ulteriori adempimenti (visti, assicurazioni, comunicazioni obbligatorie).
FAQ sulle trasferte di lavoro
- La trasferta è obbligatoria? Sì, se prevista dal contratto e motivata da esigenze aziendali.
- Il lavoratore può rifiutare? Solo per motivi gravi e documentati.
- Le spese di trasferta sono tassate? Dipende dalla tipologia di rimborso e dai limiti previsti dalla legge.
- Serve una lettera di incarico? È sempre consigliata, per chiarezza e tutela reciproca.
- Le trasferte incidono su ferie e permessi? No, salvo diversi accordi contrattuali.
Storia e novità sulle trasferte di lavoro
Le trasferte esistono da sempre nel mondo del lavoro, ma negli ultimi anni la gestione si è fatta più complessa: digitalizzazione delle note spese, nuove regole fiscali, smart working che riduce alcune trasferte ma ne crea di nuove (per eventi, team building, formazione). Le ultime novità riguardano la semplificazione delle procedure digitali e l’adeguamento dei limiti di esenzione fiscale.
Esempi pratici di trasferta
- Un commerciale che visita clienti in un’altra regione
- Un tecnico che installa un impianto presso un cliente
- Un manager che partecipa a una fiera fuori sede
Termini correlati
- Missione lavorativa
- Indennità di trasferta
- Rimborso spese
- Trasferimento
- Trasferta giornaliera