Il libro matricola è un registro obbligatorio che raccoglie, in ordine cronologico, i dati anagrafici e professionali di tutti i lavoratori dipendenti di un’azienda. Serve a tracciare in modo trasparente ogni assunzione, variazione e cessazione del rapporto di lavoro, ed è uno strumento di controllo fondamentale per garantire la regolarità dell’impresa nei confronti degli enti ispettivi.
Per ogni imprenditore o responsabile del personale, sapere cos’è il libro matricola significa evitare errori che possono costare caro. Questo registro, oggi integrato nel Libro Unico del Lavoro (LUL), resta un pilastro della gestione del personale in Italia. Vediamo come funziona, chi deve compilarlo, quali dati raccoglie, le differenze rispetto ad altri registri e le sanzioni previste in caso di omissioni o irregolarità.
Che cos’è il libro matricola
Il libro matricola è uno storico dei rapporti di lavoro dipendente. Ogni lavoratore, al momento dell’assunzione, viene iscritto con un numero progressivo e un set di dati che lo identifica. Il registro, obbligatorio per tutte le aziende con dipendenti, ha lo scopo di documentare la presenza di ogni lavoratore in azienda e le variazioni del suo rapporto di lavoro.
A cosa serve il libro matricola
Il libro matricola è uno strumento di difesa per l’imprenditore: dimostra la regolarità delle assunzioni, la corretta gestione dei rapporti di lavoro e la trasparenza nei confronti degli enti di controllo (INPS, INAIL, Ispettorato del Lavoro). In caso di ispezioni, il libro matricola è il primo documento richiesto per verificare che tutti i lavoratori siano regolarmente assunti e che le informazioni siano aggiornate.
Obblighi di compilazione e conservazione
La tenuta del libro matricola è obbligatoria per ogni datore di lavoro che abbia almeno un dipendente. Dal 2008, con l’introduzione del Libro Unico del Lavoro, il libro matricola è stato accorpato a quest’ultimo, ma la funzione resta invariata: tracciare la storia lavorativa di ogni dipendente. Il libro deve essere aggiornato in tempo reale, conservato per almeno cinque anni e reso disponibile in caso di ispezione.
Quali dati deve contenere
- Numero progressivo di iscrizione
- Dati anagrafici del lavoratore (nome, cognome, data e luogo di nascita)
- Data di assunzione e, se presente, data di cessazione
- Qualifica professionale
- Tipo di contratto applicato
- Variazioni intervenute nel rapporto di lavoro
Libro matricola e Libro Unico del Lavoro: differenze
Il libro matricola era un registro cartaceo, separato dal libro paga. Dal 2008, entrambi sono confluiti nel Libro Unico del Lavoro (LUL), che racchiude tutte le informazioni su presenze, retribuzioni e dati anagrafici. Oggi, parlare di libro matricola significa riferirsi a una sezione specifica del LUL. La funzione di tracciamento e controllo resta identica, ma la gestione è più snella e digitale.
Chi è obbligato a tenere il libro matricola
Ogni azienda con almeno un dipendente, compresi i datori di lavoro domestico, le cooperative, le associazioni e le società, deve tenere il libro matricola (oggi LUL). L’obbligo si estende anche a chi utilizza lavoratori con contratti di apprendistato, somministrazione, intermittente o a tempo determinato.
Sanzioni e rischi in caso di omissioni
La mancata tenuta, l’omessa esibizione o l’irregolare compilazione del libro matricola espone il datore di lavoro a sanzioni amministrative pesanti, che possono arrivare a diverse migliaia di euro. In caso di ispezione, la mancanza di dati aggiornati o la non disponibilità immediata del registro rappresentano un rischio concreto per l’azienda.
Esempio pratico di compilazione
Supponiamo che tu assuma un nuovo operaio. Dal giorno dell’assunzione, devi iscrivere il lavoratore nel libro matricola, assegnargli un numero progressivo e registrare tutti i dati richiesti. Ogni variazione (promozione, cambio mansione, cessazione) va annotata tempestivamente. Se utilizzi un gestionale, la funzione è integrata nel modulo del Libro Unico del Lavoro.
Domande frequenti (FAQ)
- Il libro matricola è ancora obbligatorio? Sì, ma oggi è integrato nel Libro Unico del Lavoro.
- Devo conservarlo anche dopo la cessazione del rapporto? Sì, per almeno cinque anni.
- Chi può chiedere di visionarlo? Ispettorato del Lavoro, INPS, INAIL e altri enti di controllo.
- Si può tenere solo in formato digitale? Sì, se conforme alle regole del Libro Unico del Lavoro.
Storia e novità recenti
Il libro matricola nasce come registro cartaceo negli anni ’60, per combattere il lavoro nero e garantire trasparenza. Dal 2008, la digitalizzazione e l’unificazione nel Libro Unico del Lavoro hanno semplificato la gestione e ridotto i margini di errore. Le ultime novità riguardano l’obbligo di aggiornamento tempestivo e la conservazione digitale, per agevolare i controlli e tutelare sia il datore di lavoro che i dipendenti.