La tracciabilità delle retribuzioni è l’obbligo per i datori di lavoro di pagare stipendi, acconti e compensi ai lavoratori solo attraverso strumenti tracciabili come bonifici bancari, assegni o altri mezzi che garantiscano la trasparenza dei flussi di denaro. Dal 1° luglio 2018, in Italia, il pagamento in contanti delle retribuzioni è vietato per legge: ogni datore di lavoro deve poter dimostrare, con documenti e movimenti bancari, l’avvenuto pagamento delle somme dovute ai dipendenti.
Questo obbligo riguarda tutte le aziende, indipendentemente dalla dimensione o dal settore, e si applica a ogni forma di rapporto di lavoro subordinato, compresi apprendisti, soci lavoratori di cooperative e collaboratori coordinati e continuativi. L’obiettivo è duplice: tutelare i lavoratori da pagamenti non regolari e combattere il lavoro nero e l’evasione contributiva.
Cos’è la tracciabilità delle retribuzioni
La tracciabilità delle retribuzioni significa che ogni pagamento legato al rapporto di lavoro deve essere effettuato con strumenti che lascino una traccia verificabile. Non è solo una questione di rispetto delle regole: è una protezione per il datore di lavoro e per il dipendente, che possono così dimostrare in modo chiaro e inequivocabile l’avvenuto pagamento e la corretta ricezione delle somme.
Strumenti ammessi per la tracciabilità delle retribuzioni
- Bonifico bancario o postale sul conto identificato dal lavoratore
- Assegno consegnato direttamente al lavoratore o, in caso di suo comprovato impedimento, a un delegato
- Pagamento tramite istituti di pagamento autorizzati (come carte prepagate nominative)
- Altri strumenti elettronici che consentano la tracciabilità (ad esempio, pagamenti tramite home banking)
Non è ammesso il pagamento in contanti, nemmeno per acconti o premi. Anche le somme erogate a titolo di TFR, straordinari o rimborsi spese devono rispettare la tracciabilità, salvo specifiche eccezioni previste dalla legge.
Obblighi per i datori di lavoro
Il datore di lavoro deve conservare la documentazione che attesti i pagamenti effettuati (ricevute, estratti conto, copia degli assegni). In caso di controlli, deve essere in grado di dimostrare la tracciabilità di ogni importo versato. Il mancato rispetto dell’obbligo comporta sanzioni amministrative da 1.000 a 5.000 euro per ogni violazione.
Eccezioni e casi particolari
Restano esclusi dall’obbligo di tracciabilità i rapporti di lavoro domestico (colf, badanti, baby sitter) e i tirocini formativi. Tuttavia, anche in questi casi è consigliabile utilizzare strumenti tracciabili per evitare contestazioni future.
Esempi pratici di tracciabilità delle retribuzioni
- Un’azienda con 10 dipendenti effettua il pagamento degli stipendi mensili tramite bonifico bancario: ogni lavoratore riceve la somma direttamente sul proprio conto corrente, con causale “retribuzione mese di…”.
- Un datore di lavoro consegna un assegno non trasferibile al dipendente, che lo incassa presso la propria banca. La copia dell’assegno e la ricevuta di incasso costituiscono prova del pagamento.
- Un collaboratore riceve il compenso su una carta prepagata nominativa, con tracciabilità del movimento.
Differenze con altri obblighi simili
La tracciabilità delle retribuzioni non va confusa con la tracciabilità dei pagamenti prevista per i fornitori o con l’obbligo di emissione della busta paga. Qui il focus è sul mezzo di pagamento, non sulla documentazione fiscale o contributiva.
FAQ sulla tracciabilità delle retribuzioni
- Posso pagare un acconto in contanti?
- No, ogni somma legata al rapporto di lavoro deve essere tracciabile.
- Devo conservare le ricevute dei bonifici?
- Sì, è fondamentale per dimostrare il rispetto dell’obbligo.
- La tracciabilità vale anche per i premi di produzione?
- Sì, ogni importo legato al rapporto di lavoro deve essere pagato con strumenti tracciabili.
- Cosa rischio se pago in contanti?
- Una sanzione amministrativa da 1.000 a 5.000 euro per ogni lavoratore e per ogni mensilità.
- La tracciabilità si applica anche ai collaboratori?
- Sì, vale per tutti i rapporti di lavoro subordinato e per i co.co.co.
Storia e novità sulla tracciabilità delle retribuzioni
L’obbligo di tracciabilità nasce con la Legge di Bilancio 2018 (art. 1, commi 910-914, Legge 205/2017), con l’obiettivo di rafforzare la tutela dei lavoratori e contrastare il lavoro irregolare. Da allora, la normativa non ha subito modifiche sostanziali, ma l’Agenzia delle Entrate e l’Ispettorato Nazionale del Lavoro hanno fornito chiarimenti operativi per facilitare l’applicazione pratica della regola.
Per approfondimenti e aggiornamenti, puoi consultare la pagina ufficiale INPS e la pagina del Ministero del Lavoro.