Il foglio presenze mensile è il documento ufficiale che registra, giorno per giorno, le ore di lavoro effettivamente svolte da ciascun dipendente nell’arco di un mese. In Italia, la compilazione e la conservazione del foglio presenze mensile sono obbligatorie per tutte le aziende che hanno personale dipendente, indipendentemente dalla dimensione o dal settore.
Cos’è il foglio presenze mensile
Il foglio presenze mensile, noto anche come registro presenze mensile o cartellino mensile, è uno strumento fondamentale per la gestione del personale. Serve a certificare la presenza, l’assenza, le ferie, i permessi, le malattie e tutte le altre variabili che incidono sul rapporto di lavoro e sulla retribuzione. È il documento che tutela sia l’azienda sia il lavoratore, garantendo trasparenza e tracciabilità delle ore lavorate.
A cosa serve e perché è obbligatorio
La funzione principale del foglio presenze mensile è quella di fornire una prova documentale delle ore lavorate, utile sia per il calcolo della busta paga sia per eventuali controlli ispettivi. La legge italiana (art. 39 D.L. 112/2008, convertito in L. 133/2008) impone alle aziende l’obbligo di tenuta e conservazione del foglio presenze, pena sanzioni amministrative anche pesanti. Il foglio presenze mensile è inoltre richiesto in caso di controversie o verifiche da parte di INPS, INAIL o Ispettorato del Lavoro.
Come si compila il foglio presenze mensile
La compilazione può avvenire su supporto cartaceo o digitale. Ogni giorno vanno segnate le ore di ingresso e uscita, eventuali straordinari, assenze, permessi, ferie e malattie. Il foglio deve essere aggiornato in tempo reale e firmato dal lavoratore a fine mese. In caso di sistemi elettronici, la firma può essere sostituita da una validazione digitale. I dati devono essere conservati per almeno cinque anni.
Esempio pratico di foglio presenze mensile
Un foglio presenze mensile tipico contiene una tabella con le seguenti colonne: data, orario di ingresso, orario di uscita, ore lavorate, causali di assenza (ferie, permessi, malattia), eventuali note. Ogni dipendente ha il proprio foglio, che può essere cartaceo o generato da software di rilevazione presenze.
Obblighi e rischi per le aziende
Non compilare correttamente il foglio presenze mensile espone l’azienda a sanzioni amministrative e rischi in caso di contenzioso con il personale. In caso di controlli, la mancata esibizione del registro o la sua compilazione irregolare può portare a multe da parte degli enti di vigilanza. Inoltre, il foglio presenze mensile è spesso richiesto come prova nei processi per lavoro straordinario non pagato o per contestazioni sulle assenze.
Differenze con altri strumenti di rilevazione
Il foglio presenze mensile si distingue dal cartellino marcatempo, che registra solo l’orario di ingresso e uscita, mentre il foglio mensile offre una panoramica completa dell’intero mese e di tutte le variabili che incidono sul rapporto di lavoro. Rispetto al registro presenze giornaliero, quello mensile consente una visione d’insieme e una gestione più agevole dei dati ai fini delle paghe.
FAQ sul foglio presenze mensile
- Il foglio presenze mensile è obbligatorio per tutte le aziende? Sì, per tutte le aziende con dipendenti.
- Deve essere firmato dal lavoratore? Sì, a fine mese, salvo validazione digitale nei sistemi elettronici.
- Per quanto tempo va conservato? Almeno cinque anni.
- Si può usare un software per la compilazione? Sì, purché i dati siano sempre disponibili e stampabili in caso di controllo.
- Cosa succede se non lo compilo? Sanzioni amministrative e rischi in caso di contenzioso.
Storia e novità recenti
La tenuta del foglio presenze mensile nasce per garantire certezza e trasparenza nei rapporti di lavoro. Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha reso più semplice la compilazione e la conservazione, grazie a software gestionali e sistemi di rilevazione elettronica. Le recenti direttive sulla privacy (GDPR) impongono però attenzione nella gestione dei dati personali dei lavoratori.