Il registro delle visite fiscali è il documento obbligatorio che ogni azienda deve tenere per tracciare le visite di controllo medico richieste dall’INPS o dal datore di lavoro in caso di assenza per malattia dei dipendenti. Serve a dimostrare la corretta gestione delle assenze e la trasparenza nei confronti degli enti di controllo.
In parole semplici, il registro delle visite fiscali è lo strumento che protegge l’imprenditore da contestazioni e sanzioni: documenta ogni richiesta di visita di controllo, l’esito e la comunicazione al lavoratore. Ogni azienda con dipendenti è tenuta a compilarlo e conservarlo, sia in formato cartaceo che digitale, seguendo regole precise stabilite dalla normativa italiana.
Cos’è il registro delle visite fiscali
Il registro delle visite fiscali è un documento aziendale che raccoglie tutte le informazioni relative alle visite mediche di controllo, richieste durante l’assenza per malattia di un lavoratore. Ogni volta che viene attivata una visita fiscale (su iniziativa dell’INPS, del datore di lavoro o su richiesta del medico), questa deve essere registrata con data, nominativo del lavoratore, motivazione della visita, esito e comunicazione ricevuta.
A cosa serve il registro delle visite fiscali
Il registro delle visite fiscali serve a tutelare l’azienda da contestazioni e a dimostrare di aver gestito correttamente le assenze per malattia. È fondamentale in caso di controlli ispettivi da parte dell’INPS o di controversie con il lavoratore. Inoltre, è uno strumento di trasparenza interna che permette di monitorare le assenze e prevenire abusi o errori nella gestione delle malattie.
Come funziona e come si compila
La compilazione del registro deve essere puntuale e precisa. Per ogni visita fiscale richiesta o effettuata, vanno annotati:
- Data della richiesta e della visita
- Nome e cognome del lavoratore assente
- Motivazione della richiesta
- Esito della visita (idoneità, conferma malattia, rientro anticipato, ecc.)
- Comunicazione ricevuta dall’INPS o dal medico fiscale
Il registro può essere tenuto in formato cartaceo (su registro vidimato) o digitale, purché rispetti i requisiti di autenticità, integrità e conservazione previsti dalla legge.
Esempi pratici di utilizzo
Un lavoratore si assenta per malattia. L’azienda, sospettando un abuso, richiede una visita fiscale tramite il portale INPS. La visita viene effettuata e il medico comunica l’esito: il lavoratore è trovato assente. L’azienda annota tutto nel registro delle visite fiscali. In caso di contestazione o controllo, potrà dimostrare di aver agito correttamente.
Differenze con altri registri e documenti
Il registro delle visite fiscali non va confuso con il registro presenze, il registro infortuni o il libro unico del lavoro. Ognuno di questi documenti ha una funzione distinta: il registro delle visite fiscali è specifico per le assenze per malattia e le relative visite di controllo, mentre gli altri tracciano presenze, infortuni o dati generali del rapporto di lavoro.
FAQ – Domande frequenti
- Il registro delle visite fiscali è obbligatorio? Sì, per tutte le aziende con dipendenti.
- Deve essere vidimato? Se cartaceo, sì. Se digitale, deve essere conservato secondo le regole di legge.
- Quanto tempo va conservato? Almeno 5 anni, come previsto dalla normativa sulla documentazione del lavoro.
- Chi può consultarlo? Solo soggetti autorizzati: datore di lavoro, consulente del lavoro, ispettori INPS.
- Cosa rischio se non lo tengo? Sanzioni amministrative e rischio di contenzioso con INPS e lavoratori.
Storia e novità recenti
Il registro delle visite fiscali nasce per rispondere all’esigenza di trasparenza e tracciabilità nelle assenze per malattia. Nel tempo, la digitalizzazione ha permesso una gestione più semplice e sicura, ma la responsabilità resta in capo all’azienda. Le ultime novità riguardano l’obbligo di conservazione digitale e l’integrazione con i portali INPS, che permettono di ricevere comunicazioni e aggiornare il registro in tempo reale (fonte: INPS).
Come tutelare l’azienda con una gestione efficace
Tenere aggiornato il registro delle visite fiscali significa proteggere l’azienda da contestazioni e sanzioni. Affidarsi a strumenti digitali certificati, formare il personale e verificare periodicamente la correttezza delle registrazioni sono le armi migliori per non esporsi a rischi inutili.
Conclusioni
Il registro delle visite fiscali è più di un obbligo: è lo scudo che difende l’imprenditore da errori, abusi e contestazioni. Gestirlo con attenzione significa lavorare con serenità, trasparenza e sicurezza, mettendo l’azienda al riparo da brutte sorprese.