Il delegato alla privacy è la figura aziendale incaricata di garantire il rispetto delle norme sulla protezione dei dati personali, coordinando procedure, formazione e controlli interni. Ogni azienda che tratta dati personali – anche solo quelli dei propri dipendenti – deve individuare e formalizzare questo ruolo, spesso previsto dal GDPR (Regolamento UE 2016/679) come responsabile interno o Data Protection Officer (DPO), a seconda della complessità e della quantità di dati trattati.
Cos’è il delegato alla privacy
Il delegato alla privacy è il referente interno che si occupa di applicare le regole sulla protezione dei dati personali in azienda. Non va confuso con il DPO (Data Protection Officer), obbligatorio solo in alcuni casi, ma spesso nelle PMI il delegato alla privacy assume anche compiti simili: mappatura dei trattamenti, formazione del personale, gestione delle richieste di accesso ai dati, verifica delle misure di sicurezza.
A cosa serve e perché è fondamentale
La sua funzione principale è difendere l’azienda da rischi, sanzioni e contenziosi legati a errori nella gestione dei dati personali di lavoratori, clienti e fornitori. Un presidio chiaro sulla privacy è ormai imprescindibile per qualsiasi impresa: dal corretto trattamento delle buste paga alle comunicazioni obbligatorie verso enti come INPS, INAIL e Agenzia delle Entrate.
Obblighi e responsabilità del delegato alla privacy
- Predisporre e aggiornare il registro dei trattamenti
- Redigere e diffondere informative e consensi
- Gestire eventuali data breach (violazioni dei dati)
- Formare e sensibilizzare i dipendenti
- Collaborare con l’amministratore e con il consulente del lavoro
- Rispondere alle richieste di accesso, rettifica o cancellazione dei dati
- Verificare il rispetto delle policy interne e delle misure di sicurezza
Come si nomina il delegato alla privacy
La nomina avviene tramite lettera formale, con l’attribuzione di compiti specifici e l’indicazione delle responsabilità. Può essere scelto tra il personale interno o affidato a un professionista esterno. La nomina va conservata e mostrata in caso di controlli da parte del Garante della Privacy.
Esempi pratici e casi aziendali
In una PMI, il delegato alla privacy può coincidere con il responsabile del personale, l’amministratore o un consulente esterno. Ad esempio, in un’azienda con 15 dipendenti, il delegato si assicura che le cartelle dei lavoratori siano protette, che le presenze siano registrate in modo sicuro e che le informazioni sui dipendenti non vengano diffuse senza autorizzazione.
Differenze con altre figure aziendali
Il delegato alla privacy non è il DPO, che è obbligatorio solo per enti pubblici o aziende che trattano dati su larga scala o dati particolari. Nelle PMI, il delegato può essere una figura più operativa, incaricata di vigilare sul rispetto delle regole senza i vincoli di indipendenza previsti per il DPO.
FAQ: domande frequenti dei datori di lavoro
- Il delegato alla privacy è obbligatorio? Non sempre, ma è fortemente consigliato per tutelare l’azienda e dimostrare diligenza in caso di controlli.
- Serve una formazione specifica? Sì, è fondamentale che il delegato sia aggiornato su GDPR e normativa italiana.
- Chi può essere nominato delegato? Qualsiasi persona con adeguate competenze, anche il datore di lavoro stesso.
- Quali rischi se non viene nominato? Sanzioni amministrative, danni reputazionali, contenziosi con dipendenti o clienti.
Storia e ultimi aggiornamenti normativi
La figura del delegato alla privacy nasce con l’evoluzione della normativa sulla protezione dei dati, culminata nel GDPR. In Italia, il Garante Privacy ha più volte sottolineato l’importanza di individuare un referente interno anche nelle realtà più piccole, soprattutto dopo i recenti aumenti delle sanzioni e l’intensificarsi dei controlli nel settore privato.