Il libro unico delle presenze è il registro ufficiale che ogni azienda italiana con dipendenti deve tenere per documentare, giorno per giorno, le ore di lavoro effettivamente svolte da ciascun lavoratore. Serve a dimostrare il rispetto delle norme su orario di lavoro, riposi, straordinari e assenze. Senza questo strumento, il datore di lavoro è scoperto davanti a controlli e contestazioni.
Cos’è il libro unico delle presenze
Il libro unico delle presenze, spesso chiamato anche LUL presenze, è un documento obbligatorio introdotto dal D.Lgs. 112/2008 per semplificare e unificare i registri relativi a orario e presenze dei lavoratori. Deve essere compilato in modo puntuale e aggiornato, riportando per ogni dipendente le ore di lavoro giornaliere, le assenze, le ferie, i permessi e gli straordinari.
A cosa serve il libro unico delle presenze
Il LUL presenze serve a tutelare l’azienda e i lavoratori: in caso di ispezione da parte dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro o di contenzioso, rappresenta la prova ufficiale delle ore lavorate e delle eventuali assenze. È anche uno strumento fondamentale per la corretta elaborazione delle buste paga e per rispettare i limiti di legge su orario e riposi.
Chi deve tenere il libro unico delle presenze
Ogni datore di lavoro che ha almeno un dipendente, compresi apprendisti, lavoratori a tempo determinato, part-time e somministrati. Sono escluse solo alcune categorie particolari, come i lavoratori domestici. Il LUL presenze deve essere tenuto anche da cooperative, associazioni e imprese individuali con personale alle dipendenze.
Come si compila il libro unico delle presenze
La compilazione può avvenire su supporto cartaceo o elettronico, ma deve sempre essere aggiornata entro il giorno successivo a quello di svolgimento della prestazione. Devono essere riportati, per ciascun lavoratore e per ogni giorno lavorativo:
- Data
- Nome e cognome del dipendente
- Orario di inizio e fine lavoro
- Ore di lavoro effettive
- Assenze, ferie, permessi, malattia
- Eventuali straordinari
La mancata o irregolare compilazione comporta sanzioni pesanti, anche fino a migliaia di euro per ogni lavoratore.
Supporto cartaceo o digitale: differenze e vantaggi
Il libro unico delle presenze può essere tenuto in formato cartaceo (registro vidimato presso l’INAIL) o in formato elettronico, purché garantisca integrità, autenticità e disponibilità dei dati. La gestione digitale consente un controllo più rapido, riduce gli errori e permette una conservazione più sicura, ma richiede procedure di conservazione sostitutiva conformi alla normativa.
Esempi pratici
Un’azienda di 15 dipendenti tiene il LUL presenze in cloud: ogni dipendente timbra l’ingresso tramite badge elettronico e le presenze vengono automaticamente registrate. In caso di controllo, il consulente può stampare in pochi minuti il registro aggiornato e completo.
Un’impresa artigiana compila ancora il registro cartaceo: ogni sera il titolare annota le ore di presenza. In caso di errori o dimenticanze, il rischio di sanzioni è elevato.
Libro unico delle presenze e altri registri: le differenze
Non va confuso con il libro unico del lavoro, che contiene anche dati retributivi e contributivi. Il LUL presenze si concentra solo sulle ore lavorate e sulle assenze, mentre il libro paga e il libro matricola (oggi inglobati nel LUL) avevano funzioni più ampie ma oggi sono superati.
Domande frequenti (FAQ)
- Quando va aggiornato il libro unico delle presenze? Entro il giorno successivo rispetto alla giornata lavorata.
- Chi può vedere il LUL presenze? Lavoratori, consulenti del lavoro, ispettori del lavoro e, su richiesta, sindacati.
- Cosa rischio se non lo compilo? Sanzioni amministrative elevate, anche per ogni dipendente e per ogni giornata irregolare.
- Serve anche per i part-time? Sì, è obbligatorio per ogni tipologia di rapporto di lavoro subordinato.
- Devo conservarlo? Per quanto? Almeno 5 anni dalla data dell’ultima registrazione.
Storia e novità normative
Il libro unico delle presenze nasce per superare la frammentazione dei vecchi registri (libro paga, matricola, presenze) e per rispondere alla crescente esigenza di trasparenza e tracciabilità. Dal 2008 è diventato obbligatorio, con l’obiettivo di semplificare i controlli e tutelare sia i datori di lavoro che i lavoratori. Negli ultimi anni, l’attenzione si è spostata sulla digitalizzazione e sulla conservazione elettronica, con chiarimenti costanti da parte dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro e dell’INPS (INPS).
Conclusioni: perché il libro unico delle presenze è lo scudo dell’azienda
Il libro unico delle presenze non è solo un obbligo: è la difesa principale contro contestazioni, vertenze e ispezioni. Compilarlo correttamente significa proteggere l’azienda da sanzioni e rischi, ma anche garantire trasparenza e correttezza nei confronti dei lavoratori. In un sistema che spesso complica invece di aiutare, questo strumento è il primo scudo per chi crea lavoro ogni giorno.