Autocertificazione delle presenze significa che il lavoratore dichiara personalmente, sotto la propria responsabilità, i giorni e le ore di lavoro svolti, in sostituzione o integrazione dei sistemi di rilevazione automatica o dei classici fogli presenze. Questa pratica è ammessa solo in casi specifici previsti dalla normativa italiana e comporta obblighi e rischi precisi sia per il datore di lavoro che per il dipendente.
Cos'è l'autocertificazione delle presenze
L'autocertificazione delle presenze è una dichiarazione scritta, firmata dal lavoratore, che attesta la sua effettiva presenza sul luogo di lavoro o in modalità di lavoro agile (smart working) per un determinato periodo. Si tratta di uno strumento alternativo ai sistemi di rilevazione automatica, utilizzato soprattutto in situazioni di emergenza, lavoro a distanza, trasferte o per figure professionali che non possono timbrare un cartellino.
A cosa serve e quando si usa
L'autocertificazione delle presenze serve a documentare la prestazione lavorativa nei casi in cui non sia possibile utilizzare i consueti strumenti di rilevazione (cartellino, badge, software di timbratura). È utilizzata, ad esempio, per:
- Lavoro agile o smart working
- Trasferte fuori sede
- Lavoratori senza accesso a strumenti elettronici
- Emergenze sanitarie o eventi eccezionali (es. Covid-19)
Come funziona: modalità operative
Il lavoratore compila e firma un modulo di autocertificazione, indicando:
- Nome e cognome
- Periodo di riferimento
- Giorni e orari di lavoro svolti
- Eventuali assenze o permessi
- Dichiarazione di veridicità ai sensi del DPR 445/2000
Il datore di lavoro conserva il documento per almeno cinque anni, come previsto dalla normativa in materia di lavoro e di privacy.
Obblighi e responsabilità per le aziende
Il datore di lavoro deve:
- Predisporre moduli chiari e conformi alla legge
- Informare i lavoratori sulle modalità e le conseguenze dell'autocertificazione
- Verificare la coerenza delle dichiarazioni
- Conservare i documenti in modo sicuro e conforme al GDPR
Una falsa autocertificazione può comportare sanzioni penali per il lavoratore e pesanti rischi per l'azienda in caso di controlli ispettivi.
Esempi pratici di autocertificazione delle presenze
Un dipendente in smart working compila ogni mese un modulo in cui indica i giorni e le ore di lavoro effettuate da casa. Un tecnico in trasferta attesta, a fine settimana, la sua presenza presso i vari cantieri. Un lavoratore impossibilitato a timbrare per guasto del sistema firma un’autocertificazione giornaliera.
Differenze con altri strumenti di rilevazione presenze
- Fogli presenze: compilati dal datore o dal responsabile, non dal lavoratore.
- Cartellino marcatempo: rilevazione automatica tramite badge o timbratura.
- Software di rilevazione: sistemi digitali collegati a server aziendali.
- Autocertificazione: responsabilità personale del lavoratore, usata solo in casi specifici.
FAQ – Domande frequenti
- L’autocertificazione delle presenze è sempre valida?
- No, è valida solo nei casi previsti dalla normativa e se firmata dal lavoratore.
- Serve un modulo specifico?
- Sì, il modulo deve riportare tutti i dati obbligatori e la dichiarazione ai sensi del DPR 445/2000.
- Quali rischi corre l’azienda?
- Sanzioni in caso di controlli e, in caso di dichiarazioni false, responsabilità penale e amministrativa.
- Quanto tempo va conservata?
- Almeno cinque anni, come ogni documento di rilevanza lavoristica.
Storia e novità normative
L’autocertificazione delle presenze nasce come strumento eccezionale, utilizzato soprattutto in occasione dell’emergenza Covid-19, quando milioni di lavoratori si sono trovati improvvisamente in smart working. Il quadro normativo di riferimento è il DPR 445/2000, integrato da successive circolari INPS e INAIL, oltre che da indicazioni specifiche dei contratti collettivi. Negli ultimi anni, alcune aziende hanno adottato l’autocertificazione anche per gestire la flessibilità e la mobilità, ma resta una soluzione da usare solo quando davvero necessaria e sempre con massima attenzione alla tracciabilità e alla veridicità dei dati.