Il rapporto informativo trimestrale è un documento obbligatorio che le aziende italiane con lavoratori assunti tramite agenzie di somministrazione devono inviare ogni tre mesi alle rappresentanze sindacali interne o, in loro assenza, ai sindacati territoriali. Serve a comunicare informazioni precise sui lavoratori somministrati presenti in azienda, per garantire trasparenza e tutela sia per l’impresa che per i lavoratori stessi.
In parole semplici: il rapporto informativo trimestrale è la fotografia aggiornata dei lavoratori somministrati in forza in azienda, con tutti i dati che la legge impone di condividere. Non è un adempimento facoltativo, ma un obbligo previsto dall’art. 36 del D.Lgs. 81/2015. Ignorarlo significa esporsi a sanzioni amministrative e a contestazioni sindacali.
Cos’è il rapporto informativo trimestrale e a cosa serve
Il rapporto informativo trimestrale è un documento che elenca, ogni tre mesi, i dati dei lavoratori in somministrazione presenti in azienda. Deve essere redatto dal datore di lavoro utilizzatore e inviato alle rappresentanze sindacali unitarie (RSU) o alle rappresentanze sindacali aziendali (RSA). In mancanza di queste, la comunicazione va indirizzata alle associazioni sindacali comparativamente più rappresentative a livello territoriale.
L’obiettivo è chiaro: garantire trasparenza, controllo e rispetto dei limiti di legge nell’uso della somministrazione di lavoro, evitando abusi e tutelando sia i diritti dei lavoratori sia la corretta concorrenza tra imprese.
Chi è obbligato a inviarlo
Ogni azienda che utilizza lavoratori somministrati – sia a tempo determinato che indeterminato – è tenuta a predisporre e trasmettere il rapporto informativo trimestrale. L’obbligo non riguarda le agenzie di somministrazione, ma il datore di lavoro utilizzatore, cioè l’azienda presso cui il lavoratore svolge l’attività.
Cosa deve contenere il rapporto informativo trimestrale
- Numero dei lavoratori somministrati in forza nel trimestre di riferimento
- Durata dei contratti di somministrazione
- Motivi del ricorso alla somministrazione
- Posizioni, mansioni e inquadramento dei lavoratori somministrati
- Eventuali proroghe o trasformazioni dei contratti
Il documento deve essere chiaro, completo e facilmente consultabile dalle rappresentanze sindacali. Non sono previsti modelli ministeriali obbligatori, ma è fondamentale che tutte le informazioni richieste dalla legge siano presenti.
Come si invia e in quali tempi
La trasmissione deve avvenire ogni trimestre, entro la fine del mese successivo al trimestre di riferimento. Ad esempio, per il primo trimestre (gennaio-marzo), l’invio va fatto entro il 30 aprile. La comunicazione può essere trasmessa via PEC, email o consegnata a mano con ricevuta di consegna.
Esempio pratico
Un’azienda con 12 dipendenti, di cui 3 in somministrazione, deve ogni tre mesi inviare alle RSU/RSA o ai sindacati territoriali un documento che riporta quanti lavoratori somministrati sono stati presenti nel trimestre, per quanto tempo, in quali ruoli e con quali contratti. Questo permette ai sindacati di monitorare il rispetto delle regole e dei limiti previsti dal CCNL applicato.
Rapporto informativo trimestrale: differenze con altri adempimenti
Non va confuso con il rapporto informativo annuale, che riguarda una rendicontazione più ampia e dettagliata da inviare una volta l’anno, o con le comunicazioni obbligatorie di assunzione che hanno scopi e tempistiche diverse. Il rapporto trimestrale è specifico per la somministrazione di lavoro e ha una frequenza più ravvicinata.
Domande frequenti (FAQ)
- 1. Cosa succede se non invio il rapporto informativo trimestrale?
- Si rischiano sanzioni amministrative fino a 500 euro per ogni omissione e possibili contestazioni sindacali.
- 2. Esistono modelli standard da usare?
- No, ma il documento deve contenere tutte le informazioni richieste dalla legge. Alcuni CCNL possono prevedere fac-simile o format consigliati.
- 3. Va inviato anche se non ci sono lavoratori somministrati nel trimestre?
- Se non ci sono lavoratori somministrati, è buona prassi inviare comunque una comunicazione negativa (rapporto a zero) per dimostrare la regolarità della gestione.
- 4. Posso delegare la compilazione a un consulente del lavoro?
- Sì, ma la responsabilità finale resta in capo all’azienda utilizzatrice.
Storia e novità recenti
L’obbligo del rapporto informativo trimestrale nasce con la legge Biagi (D.Lgs. 276/2003) e viene confermato e aggiornato dal D.Lgs. 81/2015, che disciplina il lavoro in somministrazione. Negli ultimi anni, l’attenzione alle forme di lavoro flessibile e la necessità di trasparenza nei rapporti di lavoro hanno reso questo adempimento ancora più centrale, anche alla luce dei controlli ispettivi e delle richieste di maggiore equità tra lavoratori diretti e somministrati.
Consigli pratici per una gestione sicura
- Predisponi una scadenza interna per raccogliere i dati ogni trimestre.
- Archivia tutte le comunicazioni inviate, anche quelle con esito negativo.
- Controlla i format previsti dal tuo CCNL e adegua la comunicazione.
- Affidati a un consulente del lavoro per non rischiare omissioni o errori.