Cosa cambia dal 1° gennaio 2027
Dal 1° gennaio 2027, se invii i tuoi dipendenti a lavorare in un altro Paese UE, devi usare la dichiarazione digitale per i lavoratori distaccati. Niente più moduli diversi per ogni Stato: la comunicazione passa da un sistema unico elettronico, valido in tutta l’Unione.
Parliamo di uno strumento che modifica il modo in cui comunichi il distacco, non il fatto che tu lo debba comunicare. L’obbligo resta e si sposta su un canale digitale standard.
Normativa di riferimento
La novità nasce da un Regolamento UE in corso di adozione che interviene sulla Posted Workers Directive (Direttiva 96/71/CE) e introduce un sistema elettronico unico per la dichiarazione dei lavoratori distaccati.
Un regolamento europeo si applica direttamente in tutti gli Stati membri: quando entra in vigore, non serve una legge nazionale di recepimento. Dal punto di vista dell’impresa questo significa un cambio di procedura, con tempi e contenuti fissati a livello UE.
Cos’è la dichiarazione digitale dei lavoratori distaccati
La dichiarazione digitale è un modulo elettronico standard che invii tramite il portale europeo Your Europe Business o attraverso il portale nazionale che ogni Stato metterà a disposizione.
Inserisci online i dati del distacco (azienda, lavoratore, Paese ospitante, durata, condizioni di lavoro). Il sistema controlla la completezza dei campi e rilascia una ricevuta elettronica con un codice univoco. Quella ricevuta è il riferimento in caso di verifica da parte delle autorità, italiane o estere.
Chi deve presentarla
Devi usare la dichiarazione digitale lavoratori distaccati se:
- hai sede legale o operativa in Italia;
- invi uno o più dipendenti a svolgere attività in un altro Stato membro dell’UE;
- il distacco dura più di 24 ore.
Rientrano anche le piccole imprese (5–30 dipendenti) che operano in ambito manifatturiero e nei servizi. Restano esclusi, per le specificità dei settori, edilizia, appalti, cooperative e agricoltura, che seguono regole dedicate.
Come funziona in pratica
- Accedi al portale indicato (europeo o nazionale) e ti autentichi con SPID, CIE o credenziali equivalenti riconosciute dall’UE.
- Apri un nuovo dossier di distacco e inserisci i dati dell’impresa (sede, referenti, numero di iscrizione, CCNL applicato).
- Compili la e-declaration con i dati del lavoratore, il Paese di destinazione, il luogo in cui svolgerà l’attività, la durata prevista, l’orario e le principali condizioni di lavoro.
- Confermi l’invio e ricevi una ricevuta elettronica con un codice univoco di protocollo.
- Conservi la ricevuta in formato digitale, insieme alla documentazione di supporto, per metterla a disposizione in caso di controlli in Italia o nel Paese ospitante.
Perché la dichiarazione diventa digitale
La digitalizzazione non elimina l’obbligo, ma cambia il modo in cui lo gestisci:
- Tempi più chiari: l’invio ha una data e un orario certi, collegati al protocollo elettronico.
- Meno incoerenze: il formato standard riduce il rischio di informazioni mancanti rispetto alle richieste del singolo Paese.
- Tracciabilità: puoi verificare se la comunicazione è stata ricevuta e richiamarla in caso di verifica.
- Allineamento transfrontaliero: ispettorati del lavoro di Paesi diversi consultano lo stesso set minimo di informazioni.
Scadenze, correzioni e sanzioni
Per ciascun lavoratore distaccato devi inviare la e-declaration almeno un giorno prima dell’inizio dell’attività all’estero.
L’invio tardivo o con dati non corretti può comportare sanzioni amministrative, che attualmente si collocano in un intervallo indicativo tra 500 e 3.000 euro per ogni lavoratore, a seconda del Paese e della gravità dell’irregolarità.
Se il distacco cambia (proroga della durata, cambio del luogo di lavoro, modifiche sostanziali delle condizioni), devi aggiornare la dichiarazione con un nuovo invio, facendo riferimento al protocollo già assegnato.
Domande frequenti per chi distacca personale
Devo compilare una dichiarazione per ogni lavoratore?
Sì. Ogni dipendente distaccato ha una e-declaration dedicata, con il proprio codice di protocollo. In questo modo le autorità possono collegare senza ambiguità la singola posizione al singolo distacco.
Posso inviare una comunicazione unica per più persone?
No. Il formato standard prevede una dichiarazione per ciascun lavoratore. Se invii un team di più persone, prepari un invio distinto per ognuno.
Chi conserva la ricevuta elettronica?
La ricevuta è a carico dell’impresa distaccante. Devi conservarla in formato digitale per almeno 5 anni, insieme alla documentazione relativa al distacco, in caso di verifiche dell’Ispettorato nazionale del lavoro o delle autorità estere.
Cosa succede per distacchi brevi o ripetuti?
Se la prestazione all’estero dura meno di 24 ore, l’obbligo di e-declaration può non scattare. Per distacchi brevi ma frequenti verso lo stesso Paese sono previste regole semplificate: puoi presentare la dichiarazione entro 30 giorni dall’inizio del primo distacco, seguendo però le indicazioni specifiche del singolo Stato.
Cosa puoi fare adesso
Se la tua impresa opera già con clienti in altri Paesi UE, è utile che tu mappi fin da ora le trasferte del personale e individui quali rientrano nel distacco transnazionale. Il tuo consulente del lavoro può aiutarti a definire procedure interne chiare, in modo che ogni invio all’estero abbia la sua dichiarazione nei tempi previsti.