Introduzione
Dal 7 aprile 2026, se fai lavorare una parte del tuo personale in smart working devi rispettare regole più precise sulla salute e sicurezza. La legge annuale sulle PMI (legge 34/2026) collega in modo diretto il lavoro agile al Testo Unico sulla sicurezza (D.Lgs. 81/2008) e introduce sanzioni penali se non consegni un’informativa scritta sui rischi ai lavoratori da remoto e al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS). In questa pagina trovi cosa cambia, quali obblighi ti riguardano e quali sono le ricadute pratiche per la tua impresa.
Cosa cambia dal 7 aprile 2026
Prima di questa modifica, l’articolo 22 del decreto legislativo 81/2017 ti chiedeva di informare i lavoratori in smart working sui rischi connessi alla prestazione svolta fuori sede, ma non collegava in modo esplicito l’obbligo a un sistema sanzionatorio specifico.
Con la legge 34/2026 l’obbligo di informazione scritta entra nel D.Lgs. 81/2008 (art. 3, comma 7-bis). Questo significa che, se non consegni l’informativa nei termini e nei modi previsti, rispondi delle stesse sanzioni previste per le violazioni in materia di salute e sicurezza.
Obblighi per i datori di lavoro
Se nella tua azienda utilizzi lo smart working, devi:
- consegnare almeno una volta l’anno un’informativa scritta a ogni lavoratore che svolge attività in lavoro agile, con l’indicazione dei rischi specifici e delle misure di prevenzione e protezione da adottare;
- trasmettere la stessa informativa al Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS), se presente;
- conservare copia dell’informativa e la prova di consegna ai lavoratori e all’RLS per almeno cinque anni.
L’informativa deve essere coerente con la tua valutazione dei rischi, con le mansioni svolte a distanza e con gli strumenti che metti a disposizione delle persone che lavorano da remoto.
Quadro normativo
Gli obblighi informativi sullo smart working derivano dall’incrocio di tre norme:
- legge 34/2026 (legge annuale sulle PMI), art. 11, che collega il lavoro agile al Testo Unico sulla sicurezza;
- decreto legislativo 81/2008, art. 3, comma 7-bis, che estende le tutele in materia di salute e sicurezza anche al lavoro svolto fuori dai locali aziendali;
- decreto legislativo 81/2017, art. 22, che disciplina il lavoro agile e prevede l’informazione sui rischi legati alla prestazione resa in modalità da remoto.
La combinazione di queste norme rende tracciabile la tua responsabilità rispetto alla tutela della salute e sicurezza anche quando la prestazione avviene fuori sede.
Sanzioni e conseguenze
Se non consegni l’informativa ai lavoratori in smart working o non la trasmetti all’RLS, ti esponi a sanzioni di natura penale. In particolare:
- arresto da due a quattro mesi;
- ammenda fino a 7.500€.
L’inosservanza delle regole sul lavoro agile non è un semplice inadempimento formale: rientra nel quadro generale degli obblighi di prevenzione degli infortuni e delle malattie professionali. La segnalazione può arrivare dagli organi di vigilanza, dall’RLS o dagli stessi lavoratori.
Come metterti in regola
Per gestire lo smart working in modo coerente con le nuove regole puoi seguire questi passaggi:
- Predisponi un documento scritto che descriva i rischi connessi al lavoro svolto fuori dai locali aziendali (postazione non ergonomica, utilizzo di videoterminali, isolamento, rischi legati all’uso delle dotazioni informatiche) e le misure di prevenzione e protezione che chiedi ai lavoratori di adottare.
- Individua una data entro la quale, ogni anno, invii l’informativa a tutti i lavoratori che svolgono attività in smart working, anche solo per una parte dell’orario, e all’RLS. Puoi usare canali digitali tracciabili come la posta elettronica o una piattaforma aziendale che registri la lettura.
- Archivia in modo ordinato il testo dell’informativa e le prove di consegna (ricevute, conferme di lettura, firme digitali o manuali). Mantieni la documentazione per almeno cinque anni, così puoi dimostrare il rispetto dell’obbligo in caso di controllo.
- Verifica periodicamente se sono cambiati i rischi collegati alle mansioni da remoto o agli strumenti di lavoro. In caso di modifiche, aggiorna l’informativa e comunica in modo chiaro le novità alle persone interessate.
- Collega l’informativa a momenti di formazione mirata sul lavoro agile: ergonomia della postazione, pause, organizzazione dei tempi, gestione dei carichi e degli strumenti digitali. La formazione non sostituisce l’informativa scritta, ma la rende più efficace.
Ogni informativa consegnata in modo corretto riduce l’incertezza e tutela sia la tua impresa sia le persone che lavorano con te. Dietro ogni smart working c’è comunque un rapporto di lavoro, con diritti, doveri e responsabilità definite.
FAQ
Devo consegnare ogni anno la stessa informativa?
Sì, la consegna deve avere cadenza almeno annuale. Puoi confermare il testo già adottato se il quadro dei rischi e dell’organizzazione del lavoro non è cambiato. In caso contrario, aggiorna il documento e specifica ai lavoratori quali parti hai modificato.
Posso integrare l’informativa con formazione online?
Sì. Puoi affiancare all’informativa scritta video, webinar o incontri a distanza. L’importante è che ogni lavoratore in smart working riceva il documento in forma cartacea o digitale e che tu possa dimostrare l’avvenuta consegna in caso di controlli.
Cosa succede se non ho un RLS?
Se nella tua azienda non è presente un Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza, devi comunque consegnare l’informativa a tutti i lavoratori che svolgono attività in smart working. Verifica se in base alle dimensioni e alle caratteristiche della tua impresa devi attivare un RLS interno o territoriale.
La sanzione si applica anche alle PMI con meno di 15 dipendenti?
Sì. L’obbligo di informare in forma scritta i lavoratori in smart working e l’eventuale RLS riguarda le imprese a prescindere dal numero di addetti. Se nella tua azienda anche poche persone lavorano da remoto, rientri nel perimetro della norma.
Posso usare un modello predisposto da terzi?
Puoi partire da modelli predisposti da consulenti del lavoro, associazioni datoriali o altri soggetti qualificati, ma devi sempre adattare il contenuto al contesto della tua impresa: attività svolte, mansioni, luoghi in cui di fatto si svolge il lavoro agile, strumenti e procedure interne. Un documento standard non personalizzato non ti mette al riparo dalle responsabilità.