Se assumi una nuova persona e gestisci le dichiarazioni in formato elettronico, puoi considerarle valide solo se le fai sottoscrivere con firma elettronica avanzata o firma elettronica qualificata. Lo chiarisce il Ministero del Lavoro nell’interpello 2/2026. Non basta una scansione di una firma a penna: serve uno strumento che garantisca in modo certo chi firma, cosa firma e quando firma.
Contesto normativo: cosa cambia per te
La direttiva 91/533/CEE obbliga il datore di lavoro a fornire al lavoratore, per iscritto, le principali informazioni sulle condizioni contrattuali e normative del rapporto. L’ordinamento italiano consente di fornire queste informazioni anche in formato digitale, a condizione che il documento elettronico abbia le stesse garanzie di un documento cartaceo firmato in originale.
L’interpello 2/2026 ribadisce che, quando gestisci queste fasi in digitale, devi utilizzare strumenti di firma elettronica che assicurino autenticità e integrità del documento. In pratica: il documento non deve poter essere modificato dopo la firma e deve essere sempre possibile ricondurre la firma alla persona che l’ha apposta.
Quali documenti del neoassunto richiedono attenzione
Nella pratica dell’onboarding, puoi gestire in digitale vari documenti che accompagnano l’avvio del rapporto di lavoro. Tra i più frequenti:
- informative privacy ai sensi del GDPR
- regolamenti aziendali e indicazione delle mansioni
- dichiarazioni rese dal lavoratore (per esempio su precedenti rapporti, cumulo di incarichi, utilizzo di dotazioni aziendali)
- ricevute di consegna di documenti obbligatori (es. estratto delle norme disciplinari, ove previsto)
Ogni volta che utilizzi la via digitale per questi atti e ti serve una prova certa della sottoscrizione, devi valutare l’uso di una firma elettronica avanzata o qualificata, in linea con quanto richiesto dalla normativa.
Firma elettronica avanzata e qualificata: i requisiti minimi
Il regolamento europeo eIDAS definisce i livelli di firma elettronica. Per le dichiarazioni del neoassunto a rilievo lavoristico e probatorio, la risposta ministeriale richiama in particolare:
- la firma elettronica avanzata (FEA), che collega in modo univoco il firmatario al documento e permette di rilevare ogni modifica successiva
- la firma elettronica qualificata (FEQ), basata su certificati qualificati rilasciati da un prestatore di servizi fiduciari qualificato e collegata a un dispositivo di firma sicuro
In entrambi i casi, devi garantire almeno:
- identificazione certa del firmatario, per esempio tramite SPID, CIE o CNS, o strumenti equivalenti riconosciuti
- integrità del documento: dopo la firma il contenuto non deve poter cambiare senza lasciare traccia
- riferimento temporale affidabile (timestamp), che consenta di dimostrare la data e l’ora della sottoscrizione
Obblighi pratici per il datore di lavoro
Se organizzi l’onboarding in digitale, non basta predisporre i moduli. Devi anche:
- fornire al neoassunto istruzioni chiare su come utilizzare il sistema di firma (passaggi, tempi, recapiti per assistenza)
- verificare che il certificato di firma utilizzato sia valido e non revocato nel momento della sottoscrizione
- garantire una conservazione sicura e ordinata dei documenti firmati, con procedure che ne assicurino reperibilità e leggibilità nel tempo
- prevedere una modalità alternativa per chi non dispone ancora degli strumenti digitali necessari, valutando tempi e modalità di rilascio di SPID o CIE e, se indispensabile, ricorrendo alla gestione cartacea nel rispetto dei termini di legge
Vantaggi organizzativi e punti di attenzione
Un processo di firma digitale ben impostato ti permette di gestire in modo più ordinato l’ingresso delle persone in azienda, ridurre la dispersione dei documenti e avere sempre a disposizione le dichiarazioni rilevanti in caso di controlli o contenziosi.
Per mantenere questa solidità nel tempo, è utile:
- scegliere strumenti di firma conformi al regolamento eIDAS e alla normativa nazionale
- definire procedure interne chiare, condivise con chi in azienda segue assunzioni e amministrazione del personale
- informare i neoassunti, fin dal pre-assunzione, sulle modalità di firma e sui tempi entro cui inviare la documentazione
Domande frequenti per chi assume
1. Posso usare una scansione di un modulo firmato a penna?
No. La scansione di una firma autografa non offre le stesse garanzie di autenticità e integrità di una firma elettronica avanzata o qualificata. In caso di contestazioni, la sua forza probatoria è più debole.
2. Cosa succede se il lavoratore non ha SPID o CIE?
Puoi organizzare un supporto pratico per aiutarlo a ottenere le credenziali necessarie oppure, quando i tempi o le condizioni non lo consentono, gestire i documenti con modalità tradizionali su carta, rispettando comunque gli obblighi informativi e di consegna previsti per legge.
3. Quanto dura la validità di un certificato di firma qualificata?
Dipende dal prestatore del servizio fiduciario, ma in genere la durata va da 1 a 3 anni, salvo revoca anticipata. Per i documenti firmati, ciò che conta è che al momento della sottoscrizione il certificato fosse valido.
4. Per quanto tempo devo conservare questi documenti digitali?
È prudente conservare i documenti per l’intera durata del rapporto di lavoro e per almeno 10 anni dopo la cessazione. In questo arco di tempo possono emergere verifiche, ispezioni o contenziosi in cui quelle dichiarazioni diventano rilevanti.