Autorizzazione al lavoro agile: cos’è, a cosa serve e come gestirla senza errori in azienda. L’autorizzazione al lavoro agile, detta anche smart working, è il provvedimento formale con cui un datore di lavoro consente a uno o più dipendenti di svolgere la propria attività lavorativa fuori dai locali aziendali, secondo modalità flessibili e concordate. In Italia, il lavoro agile è regolato dalla Legge 81/2017, che impone precisi obblighi di comunicazione e gestione per tutte le aziende che intendono adottarlo.
Che cos’è l’autorizzazione al lavoro agile
L’autorizzazione al lavoro agile è il documento – spesso un accordo scritto – che formalizza l’intesa tra datore di lavoro e dipendente per lo svolgimento della prestazione lavorativa in modalità agile. Non si tratta solo di una scelta organizzativa: è un adempimento obbligatorio, che tutela entrambe le parti e permette all’azienda di essere in regola con la normativa italiana.
A cosa serve e perché è obbligatoria
L’autorizzazione serve a stabilire le regole del gioco: orari, strumenti, obiettivi, modalità di controllo, diritto alla disconnessione e misure di sicurezza. Dal punto di vista legale, è obbligatoria perché la legge prevede la comunicazione dell’attivazione dello smart working al Ministero del Lavoro tramite la piattaforma online smart working. Senza questa comunicazione, il datore rischia sanzioni amministrative.
Come funziona: step pratici per l’azienda
- Accordo individuale: va redatto per iscritto e firmato da entrambe le parti. Deve contenere durata, modalità di svolgimento, strumenti forniti, tempi di riposo, diritto alla disconnessione, misure di sicurezza e trattamento dati.
- Comunicazione telematica: l’azienda deve inviare la comunicazione obbligatoria al Ministero del Lavoro prima dell’inizio del lavoro agile.
- Gestione e monitoraggio: il datore deve garantire la sicurezza dei dati, la salute del lavoratore e il rispetto degli orari concordati.
Esempi pratici
Un’azienda con 15 dipendenti decide di attivare il lavoro agile per 5 persone. Redige un accordo individuale per ciascuno, specificando che il lavoro sarà svolto da casa per 3 giorni a settimana, con orario flessibile e strumenti aziendali forniti. Invia la comunicazione tramite il portale del Ministero e aggiorna il DVR (Documento di Valutazione dei Rischi) per includere i rischi legati al lavoro da remoto.
Differenze con altri termini simili
- Lavoro da remoto: termine generico che indica qualsiasi prestazione svolta fuori sede, senza le regole specifiche del lavoro agile.
- Telelavoro: modalità più rigida, con postazione fissa e orari vincolati, disciplinata da accordi precedenti alla legge sul lavoro agile.
FAQ – Domande frequenti
- Serve sempre l’accordo scritto?
- Sì, la legge lo richiede per ogni lavoratore coinvolto.
- Posso revocare l’autorizzazione?
- Sì, con preavviso e motivazione, secondo quanto stabilito nell’accordo.
- Quali sanzioni rischio senza comunicazione?
- Da 100 a 500 euro per ogni lavoratore, secondo l’art. 19, comma 3, D.Lgs. 276/2003.
- Devo aggiornare il DVR?
- Sì, per valutare i rischi specifici del lavoro agile.
Storia e novità normative
Il lavoro agile nasce in Italia con la Legge 81/2017, ma ha avuto una forte accelerazione con la pandemia Covid-19, quando sono state introdotte procedure semplificate per l’autorizzazione e la comunicazione. Dal 1° settembre 2022 si è tornati alle regole ordinarie, con obbligo di accordo individuale e comunicazione telematica.