Cos’è l’autorizzazione all’installazione di impianti di rilevazione accessi? È il permesso obbligatorio che ogni azienda deve ottenere prima di installare sistemi elettronici per monitorare ingressi e uscite dei dipendenti in azienda, come badge, tornelli o sistemi digitali di accesso. Senza questa autorizzazione, l’uso di tali strumenti è illegittimo e può esporre il datore di lavoro a pesanti sanzioni amministrative e penali.
L’autorizzazione serve a tutelare la privacy dei lavoratori e garantire che i dati raccolti vengano trattati nel rispetto delle norme italiane (in particolare il Garante Privacy e il GDPR) e delle regole sui controlli a distanza (art. 4 Statuto dei Lavoratori). Per ottenere il via libera, l’azienda deve presentare domanda all’Ispettorato Territoriale del Lavoro (ITL) o, se presenti, alle rappresentanze sindacali interne. Solo dopo l’autorizzazione si può procedere con l’installazione e l’utilizzo regolare degli impianti.
Come funziona la richiesta di autorizzazione
La procedura prevede la presentazione di una domanda dettagliata all’ITL, indicando:
- Motivazioni specifiche per l’installazione (esigenze organizzative, sicurezza, tutela del patrimonio aziendale)
- Tipologia di impianto e modalità di funzionamento
- Modalità di conservazione e accesso ai dati raccolti
- Misure adottate per garantire la privacy dei lavoratori
Se in azienda sono presenti rappresentanze sindacali, la richiesta deve essere indirizzata prima a loro: in caso di accordo, non serve l’autorizzazione ITL. In assenza di accordo, si passa all’ITL. Il procedimento può richiedere alcune settimane.
Esempi pratici e casi frequenti
Un’azienda con 20 dipendenti vuole installare un sistema di badge elettronico per tracciare gli orari di ingresso e uscita. Prima di procedere, deve ottenere il consenso sindacale o l’autorizzazione ITL. Se invece il sistema registra anche immagini o audio, le regole sono ancora più stringenti e serve un’analisi dettagliata dell’impatto sulla privacy.
Differenze con altri strumenti di controllo
Non va confusa l’autorizzazione per impianti di rilevazione accessi con quella per videosorveglianza: la prima riguarda solo la registrazione di ingressi/uscite, la seconda la registrazione di immagini. In entrambi i casi, però, il controllo a distanza dei lavoratori è vietato senza l’apposita autorizzazione.
FAQ
- Posso installare un sistema di badge senza autorizzazione? No, è sempre obbligatorio il passaggio sindacale o ITL.
- Quanto dura l’autorizzazione? Non ha scadenza, ma va aggiornata in caso di modifiche agli impianti o alle modalità di utilizzo.
- Cosa rischio senza autorizzazione? Sanzioni amministrative, penali e annullamento delle prove raccolte.
- Serve informare i lavoratori? Sì, sempre, con informativa chiara e trasparente.
Storia e novità recenti
La disciplina sui controlli a distanza nasce con lo Statuto dei Lavoratori (1970) e si è evoluta con il GDPR e le linee guida del Garante Privacy. Negli ultimi anni, la digitalizzazione degli accessi ha portato a un aumento delle richieste di autorizzazione e a controlli più serrati su trasparenza e sicurezza dei dati.