Il cartellino elettronico è uno strumento digitale che registra l’orario di ingresso e uscita dei lavoratori in azienda. Sostituisce il tradizionale cartellino cartaceo o marcatempo, garantendo una gestione precisa, sicura e automatizzata delle presenze. Oggi è fondamentale per ogni datore di lavoro che voglia rispettare gli obblighi di legge e tutelare la propria azienda da errori, contestazioni e sanzioni.
Cos’è il cartellino elettronico
Il cartellino elettronico è un sistema informatizzato per la rilevazione delle presenze dei dipendenti. Può essere una tessera RFID, un badge magnetico, una app mobile o un dispositivo biometrico (impronta digitale, riconoscimento facciale). Ogni volta che il lavoratore entra o esce dall’azienda, registra il movimento tramite il dispositivo. Tutti i dati vengono raccolti in tempo reale su una piattaforma digitale, facilmente consultabile dal datore di lavoro e dal consulente del lavoro.
A cosa serve il cartellino elettronico
Serve a documentare con certezza l’orario di lavoro effettivo di ciascun dipendente, semplificando la gestione delle presenze, delle assenze, degli straordinari e delle ferie. Consente di compilare correttamente il Libro Unico del Lavoro, i prospetti paga e tutti gli adempimenti obbligatori. Rappresenta una tutela per l’azienda in caso di ispezioni o contenziosi con i lavoratori.
Come funziona
Il funzionamento è semplice: il lavoratore avvicina il badge o utilizza la app per "timbrare" l’ingresso e l’uscita. Il sistema registra data, ora e identità. I dati vengono archiviati in modo sicuro e possono essere esportati per la compilazione delle buste paga e dei registri obbligatori. Alcuni sistemi avanzati integrano anche la gestione delle richieste di permesso, delle trasferte e delle comunicazioni interne.
Esempi pratici di utilizzo
- Un’azienda con 10 dipendenti installa un terminale RFID: ogni lavoratore timbra con il proprio badge. A fine mese, il responsabile HR esporta i dati per la busta paga.
- Un’impresa con più sedi utilizza una app mobile: i dipendenti registrano l’orario anche in trasferta o in smart working, garantendo tracciabilità ovunque.
Cartellino elettronico e normativa italiana
La legge italiana non impone un sistema specifico di rilevazione presenze, ma richiede la registrazione puntuale delle ore lavorate (art. 39 D.Lgs. 81/2015, Libro Unico del Lavoro). Il cartellino elettronico è lo strumento più efficace per rispettare questi obblighi e prevenire contestazioni su orari, straordinari o assenze ingiustificate. Attenzione: l’installazione di sistemi di rilevazione presenze deve rispettare la privacy (GDPR) e, in caso di sistemi biometrici o con immagini, necessita di autorizzazione preventiva (Garante Privacy).
Differenze con altri sistemi
- Cartellino cartaceo: soggetto a errori, manomissioni e smarrimenti. Non offre la stessa sicurezza del digitale.
- Foglio presenze: compilato a mano, poco preciso e difficile da controllare in caso di verifica ispettiva.
- Cartellino elettronico: dati sempre aggiornati, accessibili, protetti e facilmente integrabili con software paghe.
FAQ sul cartellino elettronico
- Il cartellino elettronico è obbligatorio?
- No, ma è fortemente consigliato per garantire certezza e tutela sia all’azienda che ai lavoratori.
- Serve autorizzazione per installarlo?
- Sì, se il sistema prevede il controllo a distanza o dati biometrici, serve accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro e rispetto del GDPR (videosorveglianza-regole-rischi-e-gestione-chiara/">videosorveglianza-e-gps">fonte).
- Quanto costa?
- I costi variano in base alla tecnologia scelta: da pochi euro al mese per soluzioni cloud/app a qualche centinaio di euro per terminali fisici.
- Si può usare anche in smart working?
- Sì, molte soluzioni permettono la timbratura da remoto tramite app o web.
Storia e novità recenti
I primi sistemi di rilevazione presenze risalgono agli anni ‘50, ma solo con la digitalizzazione e l’introduzione del Libro Unico del Lavoro (2008) il cartellino elettronico è diventato uno standard nelle PMI. Negli ultimi anni, l’emergenza sanitaria e la diffusione dello smart working hanno accelerato l’adozione di sistemi digitali e cloud, rendendo il cartellino elettronico sempre più flessibile e integrato con altri strumenti di gestione HR.