La certificazione delle presenze è il documento che attesta ufficialmente le ore di lavoro effettivamente svolte da ogni dipendente in azienda, giorno per giorno. Serve a dimostrare la regolarità dei rapporti di lavoro, a garantire il rispetto delle norme su orario, riposi e straordinari, e a tutelare sia il datore di lavoro che il lavoratore in caso di controlli o contestazioni.
Ogni azienda italiana con dipendenti è obbligata a certificare le presenze: non è una scelta, ma un adempimento previsto dalla legge. La certificazione delle presenze si effettua tramite strumenti come il foglio presenze, il cartellino marcatempo, sistemi digitali di rilevazione o badge elettronici. Tutti questi strumenti devono riportare, con chiarezza e senza possibilità di modifiche non autorizzate, le ore di entrata e uscita, le pause, le assenze e le eventuali ore di straordinario.
Cos’è la certificazione delle presenze
La certificazione delle presenze è la prova documentale dell’orario di lavoro svolto da ciascun dipendente. È un obbligo sancito dall’art. 39 del D.Lgs. 81/2015 e dal Libro Unico del Lavoro (LUL). Senza una corretta certificazione, il datore di lavoro rischia sanzioni amministrative e, in caso di controversie, si trova senza difese concrete.
A cosa serve la certificazione delle presenze
- Dimostrare il rispetto degli orari contrattuali e delle pause obbligatorie.
- Calcolare in modo corretto la retribuzione, i permessi, le ferie e gli straordinari.
- Gestire le assenze, le malattie, i permessi e i congedi.
- Fornire prova documentale in caso di ispezioni da parte di INPS, INAIL, Ispettorato del Lavoro.
- Tutelare l’azienda da contestazioni o rivendicazioni dei dipendenti.
Come funziona la certificazione delle presenze
Ogni giorno, il dipendente registra l’orario di ingresso e di uscita. Questo può avvenire manualmente (su un registro cartaceo), tramite badge elettronico, app o sistemi digitali collegati alla gestione delle risorse umane. I dati raccolti devono essere archiviati e conservati per almeno cinque anni, come previsto dalla normativa.
La certificazione deve essere veritiera, completa e non alterabile. Il datore di lavoro è responsabile della corretta tenuta dei registri e della trasmissione dei dati, anche in caso di delega a società esterne o consulenti.
Esempi pratici
- Un dipendente timbra il badge alle 8:30 e alle 17:30: il sistema registra 8 ore di lavoro effettivo, escluse le pause.
- Un lavoratore assente per malattia viene segnato come assente giustificato nella certificazione delle presenze, utile per il calcolo dell’indennità.
- Un’azienda che usa un software di rilevazione presenze può esportare automaticamente i dati per l’elaborazione delle buste paga.
Differenze con altri strumenti simili
La certificazione delle presenze non va confusa con il foglio presenze, che è solo uno degli strumenti per attuarla. Il cartellino marcatempo, invece, è un metodo di rilevazione. La certificazione è il risultato finale: il documento che attesta, in modo ufficiale e opponibile, le ore lavorate.
Domande frequenti sulla certificazione delle presenze
- Chi deve firmare la certificazione delle presenze? In genere il dipendente, ma la responsabilità finale è sempre del datore di lavoro.
- Quanto tempo vanno conservati i registri delle presenze? Almeno cinque anni.
- Si può usare un’app per certificare le presenze? Sì, purché il sistema sia sicuro, non modificabile e rispetti la privacy.
- Cosa succede se manca la certificazione delle presenze? Rischio di sanzioni, contestazioni e difficoltà in caso di vertenze.
Storia e ultimi aggiornamenti normativi
La certificazione delle presenze nasce per contrastare il lavoro irregolare e tutelare i diritti dei lavoratori. Con la digitalizzazione, oggi molte aziende adottano sistemi elettronici, che garantiscono maggiore precisione e sicurezza. Gli ultimi aggiornamenti hanno rafforzato i controlli e la tracciabilità, anche in ottica di smart working e lavoro agile. Le autorità (INPS, INAIL, Ispettorato Nazionale del Lavoro) hanno ribadito che la certificazione delle presenze è obbligatoria anche per chi lavora da remoto, con strumenti adeguati e trasparenti.
Per approfondire: Ispettorato Nazionale del Lavoro, INPS.