Il foglio presenze giornaliero è il documento obbligatorio che registra, giorno per giorno, le ore di lavoro effettivamente svolte da ciascun dipendente in azienda. Serve a tutelare l’imprenditore, dimostrando il rispetto delle regole su orario, straordinari, assenze e permessi. Senza un foglio presenze giornaliero compilato correttamente, il rischio di sanzioni è concreto: questo strumento è la prima linea di difesa per chi gestisce personale.
Cos’è il foglio presenze giornaliero
Il foglio presenze giornaliero è un registro cartaceo o digitale dove vengono annotate le presenze dei lavoratori, giorno per giorno, indicando l’orario di ingresso, di uscita e le eventuali assenze. È uno degli strumenti fondamentali nella gestione del personale perché consente di monitorare con precisione la presenza effettiva dei dipendenti e di rispettare gli obblighi di legge previsti dall’articolo 39 del D.Lgs. 81/2015 e dall’articolo 4 della Legge 977/1967.
A cosa serve e perché è indispensabile
Il foglio presenze giornaliero serve a dimostrare che l’azienda rispetta le normative su orario di lavoro, riposi, straordinari e permessi. È richiesto in caso di controlli ispettivi, contestazioni o controversie con i dipendenti. Senza questo documento, l’imprenditore si espone a sanzioni amministrative e, nei casi più gravi, a rischi penali. Inoltre, il foglio presenze giornaliero è essenziale per la corretta elaborazione delle buste paga, il calcolo di ferie, permessi, straordinari e assenze.
Come funziona: modalità di compilazione
La compilazione del foglio presenze giornaliero può avvenire manualmente, con un registro cartaceo, oppure tramite sistemi digitali come software gestionali o badge elettronici. Ogni giorno, per ogni dipendente, devono essere riportati almeno l’orario di ingresso e di uscita, oltre alle eventuali motivazioni di assenza (malattia, ferie, permesso, ecc.). La responsabilità della compilazione ricade sul datore di lavoro o su un delegato, ma ogni dipendente deve firmare per confermare la correttezza dei dati.
Esempi pratici e differenze con altri strumenti
Un foglio presenze giornaliero può essere un semplice foglio Excel stampato e firmato, un registro precompilato oppure una schermata di un software di rilevazione presenze. Non va confuso con il registro presenze mensile, che riepiloga i dati su base mensile, né con il cartellino marcatempo, che può essere integrato ma non lo sostituisce. Il foglio presenze giornaliero è lo strumento che certifica ogni singolo giorno di lavoro.
Obblighi di legge e rischi per le aziende
La normativa italiana impone la tenuta del foglio presenze giornaliero per la maggior parte dei lavoratori subordinati. L’omessa compilazione, la mancata conservazione o la presenza di dati non veritieri comportano sanzioni amministrative, che possono arrivare a diverse migliaia di euro. In caso di ispezioni INPS, INAIL o Ispettorato del Lavoro, il foglio presenze giornaliero è tra i primi documenti richiesti. La sua assenza o irregolarità può aggravare la posizione dell’azienda in caso di vertenze o contenziosi.
Domande frequenti (FAQ)
- Chi deve compilare il foglio presenze giornaliero? Il datore di lavoro o un delegato, con conferma da parte del dipendente.
- Quanto tempo va conservato? Almeno 5 anni, come previsto dalla normativa sulla documentazione del lavoro.
- Vale anche per i lavoratori part-time? Sì, è obbligatorio per tutti i lavoratori subordinati.
- Si può tenere solo in formato digitale? Sì, purché il sistema sia conforme alle regole di conservazione e autenticità dei dati.
- Cosa succede se manca una firma? In caso di contestazioni, la firma è la prova della veridicità dei dati: meglio non rischiare.
Storia e novità recenti
Il foglio presenze giornaliero nasce come registro cartaceo negli anni ‘60, con l’obiettivo di contrastare il lavoro irregolare. Negli ultimi anni, la digitalizzazione ha portato all’introduzione di sistemi elettronici di rilevazione, riconosciuti dalla legge purché garantiscano autenticità e integrità dei dati. Nel 2023, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro ha ribadito la centralità di questo documento nei controlli aziendali, segnalando un aumento delle sanzioni per irregolarità nella gestione delle presenze.