Il foglio presenze è il documento ufficiale in cui vengono registrate, giorno per giorno, le ore di lavoro effettivamente svolte da ciascun dipendente. In Italia, la compilazione e la conservazione del foglio presenze è un obbligo per tutte le aziende con personale subordinato, indipendentemente dal settore o dalla dimensione. Questo strumento è fondamentale sia per tutelare i diritti dei lavoratori sia per difendere l’imprenditore da contestazioni o sanzioni.
In poche parole: il foglio presenze è la prova documentale delle ore lavorate, delle assenze, delle ferie e di ogni variazione rispetto all’orario ordinario. Senza una corretta gestione, il rischio è di incorrere in multe, vertenze e contenziosi con i dipendenti o con gli enti di controllo.
Cos’è il foglio presenze e a cosa serve
Il foglio presenze (detto anche registro presenze o registro delle presenze) è un documento cartaceo o digitale in cui si annotano quotidianamente le ore di ingresso e uscita di ogni lavoratore, le assenze (malattia, ferie, permessi), le ore di straordinario e ogni altra variazione rispetto all’orario contrattuale. Serve a garantire trasparenza nella gestione del personale, a calcolare correttamente la retribuzione e a dimostrare il rispetto degli obblighi di legge in caso di ispezioni da parte di INPS, INAIL o Ispettorato del Lavoro.
Obblighi di legge: chi deve compilare il foglio presenze?
Tutte le aziende con lavoratori subordinati sono obbligate a compilare e conservare il foglio presenze. L’obbligo è previsto dall’art. 39 del D.L. 112/2008, convertito nella Legge 133/2008, che ha sostituito il vecchio libro presenze con il Libro Unico del Lavoro (LUL). Tuttavia, la registrazione delle presenze resta fondamentale e deve essere aggiornata ogni mese, entro la fine del mese successivo a quello di riferimento. La mancata o errata compilazione può portare a sanzioni amministrative anche molto pesanti.
Come si compila il foglio presenze?
La compilazione può avvenire su supporto cartaceo o digitale. Ogni giorno vanno riportate:
- le ore di entrata e uscita;
- le ore di straordinario;
- le assenze (malattia, ferie, permessi, congedi, scioperi);
- le eventuali uscite anticipate o ingressi posticipati.
Il foglio deve essere firmato dal lavoratore e controfirmato dal responsabile o dal datore di lavoro. In caso di gestione digitale, è necessario garantire l’immodificabilità e la tracciabilità delle registrazioni, secondo quanto previsto dal Garante Privacy e dalle normative sulla conservazione dei documenti.
Esempio pratico di foglio presenze
Un foglio presenze può presentarsi come una tabella con le colonne dedicate a: nome e cognome del dipendente, data, ora di entrata, ora di uscita, ore lavorate, assenze, note. Esistono modelli standard scaricabili anche dal sito dell’INPS (inps.it) o da portali di settore.
Foglio presenze e Libro Unico del Lavoro: differenze
Il foglio presenze è uno strumento operativo quotidiano, mentre il Libro Unico del Lavoro (LUL) è il documento ufficiale che riepiloga, ogni mese, tutti i dati relativi a presenze, retribuzioni, contributi e trattenute. Il foglio presenze serve come base per la compilazione del LUL e per la predisposizione delle buste paga.
Domande frequenti sul foglio presenze
- È obbligatorio anche per i collaboratori? No, l’obbligo riguarda solo i lavoratori subordinati.
- Quanto tempo va conservato? Almeno 5 anni, secondo le disposizioni di legge.
- Si può usare un software? Sì, purché rispetti i requisiti di immodificabilità e tracciabilità.
- Cosa succede in caso di errori? Gli errori vanno corretti subito e segnalati. In caso di controlli, errori o omissioni possono portare a sanzioni.
- Il lavoratore può chiedere copia? Sì, il dipendente ha diritto a ricevere copia delle proprie presenze.
Storia e novità recenti
La registrazione delle presenze ha una lunga storia nella normativa italiana, ma con la digitalizzazione e le nuove modalità di lavoro (come lo smart working) sono nate nuove esigenze di tracciamento. Oggi molte aziende adottano sistemi di rilevazione elettronica (badge, app, software cloud) che semplificano la gestione e riducono gli errori. Le ultime novità riguardano l’adeguamento dei sistemi digitali alle normative sulla privacy e la conservazione digitale dei documenti, per garantire sicurezza e trasparenza.