La tracciabilità dei pagamenti è l’obbligo, per i datori di lavoro e le aziende italiane, di effettuare il pagamento delle retribuzioni e dei compensi ai propri dipendenti e collaboratori utilizzando strumenti che consentano la piena identificazione del soggetto pagante e di quello ricevente. In altre parole, significa che stipendi, acconti, compensi e anticipi non possono più essere pagati in contanti, ma solo tramite modalità tracciabili come bonifico bancario, assegno, strumenti elettronici o pagamento diretto in banca o posta.
Questa regola vale per tutte le aziende e i datori di lavoro, a prescindere dalla dimensione dell’organico e dal tipo di contratto applicato. L’obiettivo della normativa è chiaro: contrastare il lavoro nero, le irregolarità contributive e fiscali e assicurare che ogni lavoratore riceva quanto gli spetta, in modo trasparente e documentabile.
Cos’è la tracciabilità dei pagamenti
La tracciabilità dei pagamenti consiste nell’effettuare ogni pagamento relativo a rapporti di lavoro subordinato, parasubordinato e di collaborazione attraverso strumenti che lascino una prova certa dell’operazione. Sono considerati validi bonifico bancario/postale, assegno non trasferibile, strumenti di pagamento elettronico (come carte o app bancarie), oppure pagamento diretto presso lo sportello bancario o postale.
Quando è obbligatoria la tracciabilità dei pagamenti
L’obbligo è stato introdotto dalla Legge di Bilancio 2018 (art. 1, commi 910-914, Legge 205/2017) ed è in vigore dal 1 luglio 2018. Da allora, ogni datore di lavoro privato deve rispettare la tracciabilità per:
- pagamento di stipendi e salari;
- acconti e anticipi su retribuzioni;
- compensi a collaboratori;
- compensi a lavoratori domestici (colf, badanti, babysitter).
Non sono soggetti all’obbligo i rimborsi spese, i pagamenti a titolo di TFR e alcune indennità specifiche, ma è buona prassi mantenere la tracciabilità anche per queste voci.
Come funziona: strumenti validi e modalità operative
I principali strumenti ammessi per la tracciabilità sono:
- Bonifico bancario o postale su conto intestato al lavoratore;
- Assegno bancario o circolare non trasferibile intestato al lavoratore;
- Pagamento elettronico (carte, app, home banking);
- Pagamento diretto presso lo sportello bancario o postale con rilascio di quietanza.
Non è mai ammesso il pagamento in contanti, nemmeno per importi bassi o per rapporti di lavoro a termine o part-time.
Esempi pratici di tracciabilità dei pagamenti
- Stipendio mensile: il datore di lavoro effettua un bonifico bancario e conserva la contabile come prova.
- Acconto su stipendio: anche l’acconto deve essere pagato tramite bonifico o assegno non trasferibile.
- Lavoratore domestico: il pagamento della colf va fatto tramite bonifico, anche se l’importo è basso.
Domande frequenti sulla tracciabilità dei pagamenti
- Posso pagare lo stipendio in contanti?
- No, nemmeno per importi minimi o su richiesta del lavoratore.
- Se il dipendente non ha un conto corrente?
- È possibile aprire un conto base gratuito oppure usare strumenti di pagamento elettronico intestati al lavoratore.
- La tracciabilità vale anche per i collaboratori?
- Sì, per tutti i rapporti di lavoro, inclusi co.co.co. e lavoro occasionale.
- Ci sono sanzioni per chi non rispetta la tracciabilità?
- Sì, sono previste sanzioni amministrative da 1.000 a 5.000 euro per ogni violazione accertata.
Storia e ultimi aggiornamenti
L’obbligo di tracciabilità dei pagamenti nasce come risposta alle esigenze di trasparenza e lotta al lavoro irregolare. Dal 2018 è diventato un pilastro della gestione del personale in Italia, rafforzato da controlli più frequenti e da una crescente digitalizzazione dei processi di pagamento. Recentemente, l’INL (Ispettorato Nazionale del Lavoro) ha intensificato le verifiche e pubblicato circolari interpretative per chiarire i casi dubbi. Il trend è chiaro: sempre più digitalizzazione e meno spazio per i pagamenti opachi.
Tracciabilità dei pagamenti: differenze con altri obblighi
Attenzione a non confondere la tracciabilità dei pagamenti con l’obbligo di emissione del cedolino paga: il primo riguarda il come si paga, il secondo il cosa si documenta. Inoltre, la tracciabilità non sostituisce gli obblighi contributivi e fiscali, ma li integra, offrendo uno strumento in più per la tutela del lavoratore e la difesa dell’imprenditore da contestazioni future.