01 ottobre 2026
Cosa cambia per le assunzioni con l’interpello n. 2/2026
L’Interpello n. 2 del 30 settembre 2026 del Ministero del Lavoro chiarisce come puoi gestire in forma digitale i documenti legati all’instaurazione del rapporto di lavoro. Il chiarimento nasce da un quesito del Consiglio Nazionale dell’Ordine dei Consulenti del Lavoro e riguarda, in concreto, cosa puoi fare online senza perdere validità giuridica e tracciabilità degli adempimenti.
Quali documenti puoi gestire in digitale
Le indicazioni dell’interpello si applicano a tutti i documenti che normalmente scambi con il lavoratore al momento dell’assunzione. In particolare, puoi gestire in modalità digitale:
- il contratto di lavoro e gli eventuali allegati;
- le informative e gli allegati obbligatori (es. informativa ex d.lgs. 152/1997 e norme collegate);
- la documentazione privacy e le relative dichiarazioni;
- le dichiarazioni del lavoratore (es. detrazioni fiscali, carichi di famiglia, coordinate di pagamento);
- i documenti fiscali collegati all’instaurazione del rapporto.
Le regole valgono sia per i rapporti di lavoro subordinato sia, se ricorrono i presupposti, per collaborazioni coordinate e continuative e altre forme di lavoro autonomo, nel rispetto dei requisiti tecnici indicati dal Ministero.
Requisiti minimi dei sistemi informatici
Se gestisci i documenti in formato elettronico, il sistema che utilizzi deve rispettare alcuni requisiti precisi. In particolare deve permettere:
- l'identificazione certa di chi firma o approva il documento (firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata, oppure autenticazione tramite SPID, CIE o CNS);
- il mantenimento dell’integrità del documento, in modo che non sia modificabile senza lasciare traccia;
- la non ripudiabilità, cioè la possibilità di dimostrare chi ha compiuto ogni singola operazione;
- la generazione di evidenze cronologiche (timestamp) per le fasi rilevanti del processo (invio, ricezione, firma);
- la conservazione a norma secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e le relative linee guida.
Gestire più documenti in un’unica operazione
Puoi consegnare e acquisire più documenti in un solo flusso digitale, per esempio un pacchetto che contiene contratto, informativa, dichiarazioni e modulistica fiscale. Il Ministero lo consente, a condizione che:
- ogni file sia associato in modo univoco alle sue evidenze cronologiche;
- sia sempre chiaro a quale lavoratore è riferito ciascun documento;
- le tracce informatiche permettano di ricostruire con precisione chi ha fatto cosa e quando.
Queste condizioni servono per poter dimostrare, in caso di controllo, che hai rispettato tempi e contenuti degli obblighi informativi.
Conservazione delle evidenze informatiche
Il datore di lavoro resta responsabile della corretta conservazione dei documenti e delle relative evidenze digitali. In pratica, devi poter esibire:
- i documenti firmati o comunque validamente sottoscritti dal lavoratore;
- le ricevute di invio e ricezione (es. log del sistema, ricevute PEC, timestamp);
- le informazioni che dimostrano l’identità delle parti coinvolte e le date di ogni adempimento.
Questi elementi devono essere disponibili e leggibili in caso di accesso ispettivo o di verifica, per tutelare sia l’azienda sia i lavoratori.
Domande frequenti per le piccole imprese
- Quali firme elettroniche posso usare per i documenti di assunzione?
- Puoi utilizzare firma digitale, firma elettronica qualificata o avanzata. L’interpello ammette anche processi che garantiscano l’identificazione informatica tramite SPID, CIE o CNS, se inseriti in un sistema che assicuri integrità e tracciabilità del documento.
- Posso usare la PEC per scambiare i documenti con il lavoratore?
- Sì. La PEC può essere uno strumento idoneo, a condizione che tu riesca a collegare in modo chiaro il messaggio PEC, gli allegati, l’identità del destinatario e le evidenze di consegna e di eventuale accettazione o risposta.
- Devo tenere anche una copia cartacea dei documenti?
- Se la conservazione digitale è effettuata a norma CAD, non è necessario mantenere un duplicato cartaceo per fini probatori. La copia cartacea può restare utile per esigenze organizzative interne, ma non è richiesta come condizione di validità del documento digitale.
- Cosa devo chiedere al mio consulente del lavoro o al fornitore del servizio digitale?
- Chiedi quali strumenti di firma e autenticazione utilizza, come vengono generati e conservati i log delle operazioni, se la conservazione è conforme al CAD e per quanto tempo vengono mantenute le evidenze. Verifica che possa fornirti la documentazione necessaria in caso di controllo.