I rimborsi spese per trasferte aziendali sono un aspetto cruciale della gestione amministrativa delle imprese. Questa guida completa intende chiarire le normative vigenti, le tipologie di spese rimborsabili e le modalità di rimborso, per garantire una corretta gestione fiscale e amministrativa.

Normativa di Riferimento

Le normative che regolano i rimborsi spese e le trasferte sono varie e articolate, includendo:

DPR 917/86, Articoli 49-51 comma 5, Art. 51 commi 6 e 7, Art. 54 comma 5, Art. 95 comma 3.
Circolari e risoluzioni dell’Agenzia delle Entrate come CM 326E del 23 dicembre 1997, RM 232 del 16 luglio 2002, e molte altre.

Tipologie di Spese Rimborsabili

Le principali spese rimborsabili includono:

Viaggio e Trasporto (utilizzo di mezzi di terzi, auto aziendale, auto del dipendente/collaboratore).
Vitto: Pasti durante la trasferta.
Alloggio: Spese di pernottamento.
Altre Spese: Parcheggi, bar, mance, lavanderia, telefono, ecc.

Chi Può Percepire Rimborsi Spese

Le aziende possono erogare rimborsi spese e indennità a diverse categorie di soggetti, tra cui:

Dipendenti
Amministratori
Liberi professionisti
Collaboratori occasionali o a progetto

Le modalità di rimborso variano in base alla qualifica del soggetto e alla tipologia di trasferta.

Trasferte all’interno del Comune

Le trasferte all’interno del comune in cui si trova la sede di lavoro sono soggette a specifiche normative:

Le indennità e i rimborsi per queste trasferte concorrono integralmente a formare il reddito del dipendente, con l’esclusione dei rimborsi spese di trasporto comprovate da documenti dei vettori (biglietti e abbonamenti mezzi pubblici, ricevute taxi, ecc.).
Le spese di vitto e alloggio rimborsate sono integralmente imponibili per il dipendente e deducibili al 75% per l’azienda.

Trasferte Fuori dal Comune

Per le trasferte fuori dal comune, sono previsti tre sistemi di rimborso:

Indennità forfetaria di trasferta: esclusa dall’imponibile sino a 46,48 euro al giorno (Italia) e 77,47 euro al giorno (Estero) al netto delle spese di viaggio e trasporto rimborsate.
Rimborso analitico: rimborso dettagliato delle spese di vitto, alloggio, trasporto e viaggio.
Rimborso misto: combina l’indennità forfetaria con il rimborso analitico di alcune spese.

Detrazioni e Deduzioni Fiscali

L’IVA sulle spese è detraibile solo se viene chiesta la fattura. Se non si richiede la fattura, l’IVA non entra nel costo deducibile al 75% da IRES. Le spese di rappresentanza non consentono la detrazione IVA e sono deducibili al 75% nei limiti stabiliti dal Decreto MEF del 19 novembre 2008.

Gestire correttamente le trasferte e i rimborsi spese è essenziale per un’azienda. La normativa è complessa, ma seguendo le linee guida e le disposizioni fiscali, è possibile ottimizzare la gestione amministrativa e fiscale. Affidarsi a un servizio professionale come Advicy semplifica questo processo, assicurando conformità e efficienza.