Quando un tuo dipendente usa la sua auto per una trasferta di lavoro, puoi rimborsargli i chilometri percorsi con l'indennità chilometrica, calcolata sulle tabelle ACI del suo modello di auto. Se rimborsi una trasferta che hai autorizzato, calcoli l'importo sulle tabelle ACI e conservi la documentazione, il rimborso non entra nel reddito: niente IRPEF e niente contributi. Il tragitto casa-lavoro, invece, non è una trasferta: se lo rimborsi, quel rimborso è retribuzione tassata.
Il rimborso chilometrico è una delle voci più frequenti nelle buste paga delle piccole imprese: il tecnico che va dal cliente, la commerciale che visita i negozi, il magazziniere che porta un pezzo urgente in un'altra città. È una voce semplice da pagare e altrettanto semplice da sbagliare. In questa guida trovi le regole dell'art. 51, comma 5, del TUIR, le novità chiarite dall'Agenzia delle Entrate con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, come usi le tabelle ACI, un esempio con i numeri, i documenti che devi conservare, gli errori più comuni e le risposte alle domande che riceviamo più spesso.
Che cos'è il rimborso chilometrico
Il rimborso chilometrico è la somma che riconosci al dipendente per l'uso della sua auto privata in un'attività di lavoro. Non è un compenso: serve a restituirgli il costo che sostiene per carburante, usura, manutenzione, assicurazione e ammortamento del mezzo.
Per questo il calcolo non parte dal prezzo della benzina, ma dal costo chilometrico complessivo del veicolo, che l'ACI elabora ogni anno per marca, modello e alimentazione. Moltiplichi quel costo per i chilometri percorsi e ottieni il rimborso.
Tre condizioni lo rendono un vero rimborso spese, e non una retribuzione mascherata:
- c'è una trasferta, cioè il dipendente lavora fuori dalla sede indicata nel contratto;
- l'hai autorizzata tu, prima che il dipendente parta;
- la trasferta e i chilometri sono documentati, con dati verificabili.
Se manca una di queste condizioni, la somma che paghi diventa reddito di lavoro dipendente.
La regola fiscale: art. 51, comma 5, del TUIR
L'art. 51 del TUIR (DPR 917/1986) dice che cosa entra nel reddito di lavoro dipendente. Il comma 5 regola le trasferte e distingue due situazioni.
Trasferte fuori dal comune della sede di lavoro
Per le trasferte fuori dal comune in cui si trova la sede di lavoro, i rimborsi delle spese di viaggio e di trasporto, anche sotto forma di indennità chilometrica, non concorrono a formare il reddito. Puoi pagarli insieme all'indennità di trasferta forfettaria o ai rimborsi analitici di vitto e alloggio: il rimborso chilometrico resta una voce a parte.
Trasferte nel comune della sede di lavoro
Per anni la regola è stata severa: dentro il comune della sede erano esenti solo le spese di trasporto comprovate da documenti del vettore, come il biglietto dell'autobus. Il rimborso chilometrico per un giro di clienti in città era tassato.
La circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025 dell'Agenzia delle Entrate ha cambiato la lettura. Oggi anche per le trasferte nel territorio comunale il rimborso chilometrico calcolato sulle tabelle ACI non concorre al reddito, purché le spese siano comprovate e documentate, anche con documenti diversi da quelli del vettore. È un cambio importante per le imprese che lavorano soprattutto in città: il tecnico che fa tre interventi al giorno nello stesso comune ora può ricevere il rimborso senza tasse e senza contributi, se tu conservi la documentazione giusta.
E i contributi?
La base imponibile contributiva del lavoro dipendente segue quella fiscale. Quando il rimborso chilometrico è esente ai fini IRPEF, è esente anche ai fini INPS. Quando invece diventa reddito, il tuo consulente lo inserisce in busta paga come voce imponibile, lo assoggetta a contributi e lo dichiara nell'UniEmens del mese.
Rimborso chilometrico e tracciabilità dei pagamenti
Dal 1° gennaio 2025 la Legge di bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) ha legato l'esenzione di molti rimborsi di trasferta al pagamento tracciabile: vitto, alloggio, viaggio e trasporto con taxi o NCC restano fuori dal reddito solo se il dipendente li paga con carta, bancomat, bonifico o app di pagamento.
Il rimborso chilometrico ha una posizione diversa. La circolare 15/E chiarisce che restano esclusi dall'obbligo di tracciabilità i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica. Il motivo è pratico: il dipendente non paga a un fornitore "i chilometri", sostiene un costo complessivo per la sua auto, e tu calcoli il rimborso su un parametro oggettivo come le tabelle ACI.
Attenzione però alle spese collegate. Se il dipendente, oltre ai chilometri, ti chiede il rimborso di altre voci della stessa trasferta, come il pranzo con un cliente o la notte in albergo, per quelle vale la tracciabilità. Pedaggi autostradali e parcheggi documentati e collegati alla trasferta restano esclusi dal reddito, come conferma la stessa circolare.
Come usi le tabelle ACI
Le tabelle ACI riportano, per ogni modello di auto, il costo chilometrico a diverse percorrenze annue. L'ACI le aggiorna ogni anno e l'Agenzia delle Entrate le pubblica in Gazzetta Ufficiale. Le stesse tabelle servono anche per calcolare il fringe benefit delle auto aziendali in uso promiscuo.
Per calcolare il rimborso segui questi passaggi:
- identifica l'auto del dipendente: marca, modello, versione, alimentazione. Fatti consegnare una copia del libretto di circolazione;
- cerca il modello nelle tabelle ACI dell'anno in cui avviene la trasferta;
- scegli la colonna di percorrenza prevista dalla tua policy aziendale o dal CCNL. Molte imprese usano una percorrenza standard per tutti, così il calcolo resta uniforme;
- moltiplica il costo chilometrico per i chilometri della trasferta, andata e ritorno.
Se il modello esatto non compare nelle tabelle, scegli quello più simile per cilindrata, alimentazione e categoria, e scrivi nella policy il criterio che usi. Coerenza e trasparenza sono la tua prima difesa in caso di verifica.
Puoi rimborsare meno del valore ACI?
Sì. Le tabelle ACI fissano il tetto dell'esenzione, non un obbligo di pagamento. Puoi stabilire nella policy aziendale un rimborso più basso, per esempio una quota del costo ACI, oppure un valore fisso per chilometro che resti sotto il costo ACI dell'auto. Controlla sempre il tuo CCNL: alcuni contratti collettivi regolano l'uso del mezzo proprio e fissano criteri minimi.
Che cosa succede se rimborsi di più?
La parte che supera il valore delle tabelle ACI non è un rimborso spese: è retribuzione. Il tuo consulente la tassa e la assoggetta a contributi come qualsiasi altra voce imponibile della busta paga.
Da dove partono i chilometri
Il punto che genera più dubbi riguarda il calcolo della distanza. La regola generale è semplice: rimborsi i chilometri dalla sede di lavoro al luogo della trasferta, e ritorno.
Ci sono però situazioni diverse:
- il dipendente parte da casa e la casa è più vicina alla destinazione della sede: rimborsi il percorso effettivo da casa, che è il più breve;
- il dipendente parte da casa e la casa è più lontana dalla destinazione rispetto alla sede: la scelta prudente è trattare come esente solo il percorso più breve, cioè quello dalla sede. Se paghi anche i chilometri in più, il tuo consulente tratta quella parte come reddito;
- il dipendente passa prima in sede e poi va dal cliente: rimborsi il tragitto sede-cliente-sede. Il tratto casa-sede resta un normale spostamento per andare al lavoro e non dà diritto a un rimborso esente.
Per misurare le distanze usa un criterio unico e verificabile, per esempio un servizio di calcolo dei percorsi, e allega il risultato al prospetto mensile.
Esempio pratico con i numeri
Prendiamo un caso tipico. Marco è un tecnico assunto da un'impresa di impianti con 12 dipendenti. La sede è a Bologna. A novembre fa, con la sua auto, queste trasferte autorizzate:
- 3 interventi da clienti a Modena: 45 km a tratta, quindi 90 km per ogni intervento, 270 km in tutto;
- 4 interventi da clienti a Bologna, nello stesso comune della sede: in media 18 km andata e ritorno, 72 km in tutto.
Totale del mese: 342 km.
Ipotizziamo che, per il modello di auto di Marco e la percorrenza scelta dalla policy aziendale, la tabella ACI indichi un costo di 0,45 euro al chilometro. È un valore di esempio: quello vero lo leggi nella tabella ACI dell'anno per il suo modello.
Il calcolo è questo:
| Voce | Km | Costo/km | Importo |
|---|---|---|---|
| Trasferte fuori comune (Modena) | 270 | 0,45 € | 121,50 € |
| Trasferte nel comune (Bologna) | 72 | 0,45 € | 32,40 € |
| Totale rimborso chilometrico | 342 | 153,90 € |
Se Marco ha compilato il prospetto con date, clienti, percorsi e chilometri, e tu lo hai autorizzato, i 153,90 euro sono interamente esenti da IRPEF e contributi. Con la lettura della circolare 15/E anche i 32,40 euro delle trasferte in città restano fuori dal reddito.
Supponiamo invece che la tua impresa riconosca un rimborso fisso di 0,55 euro al chilometro, più alto del valore ACI. In quel caso:
- 342 km x 0,45 € = 153,90 € esenti;
- 342 km x 0,10 € = 34,20 € imponibili, che il tuo consulente inserisce in busta paga come retribuzione soggetta a contributi e IRPEF.
E se Marco ti chiedesse anche il rimborso dei chilometri casa-sede? Quella somma non è un rimborso di trasferta: diventa tutta reddito imponibile.
I documenti che devi conservare
L'esenzione regge solo se puoi dimostrare la trasferta e i chilometri. In caso di verifica dell'Agenzia delle Entrate, dell'INPS o dell'Ispettorato, il controllo parte proprio da qui. Ti servono:
- l'autorizzazione all'uso del mezzo proprio, firmata, con i dati dell'auto e l'impegno del dipendente a mantenerla assicurata;
- la copia del libretto di circolazione, per collegare il costo ACI al modello giusto;
- un prospetto mensile delle trasferte, una riga per ogni viaggio, con: - data; - luogo di partenza e di destinazione; - motivo della trasferta (cliente, intervento, commessa); - chilometri percorsi; - costo chilometrico applicato e importo;
- gli elementi che confermano i viaggi, come i rapportini d'intervento firmati dal cliente, le fatture collegate o i biglietti dei pedaggi;
- la firma del dipendente e la tua approvazione sul prospetto.
Il tuo consulente riporta il rimborso nel Libro Unico del Lavoro come voce non imponibile, separata dalla retribuzione, e conserva il prospetto insieme alla busta paga del mese. Una policy scritta sulle trasferte, consegnata a tutti i dipendenti, rende il processo uguale per tutti e ti protegge nelle contestazioni.
Rimborso chilometrico, indennità di trasferta e auto aziendale
Il rimborso chilometrico convive con altre voci, e conviene tenerle distinte.
Indennità di trasferta. È la somma forfettaria per il disagio della trasferta e per le spese di vitto. Ha regole e franchigie proprie. Puoi pagare indennità di trasferta e rimborso chilometrico nella stessa giornata: il rimborso delle spese di viaggio, anche come indennità chilometrica, non riduce la franchigia dell'indennità.
Rimborsi analitici. Pranzi, cene e alberghi rimborsati a piè di lista seguono la regola della tracciabilità. Il rimborso chilometrico no.
Auto aziendale. Se il dipendente usa un'auto dell'impresa, non c'è rimborso chilometrico: c'è, eventualmente, un fringe benefit per l'uso privato, calcolato con regole diverse. Se il dipendente usa un'auto a noleggio pagata da te, rimborsi al massimo il carburante documentato.
Auto intestata al coniuge o a un familiare. È un caso frequente. Chiedi una dichiarazione che il dipendente ha la disponibilità del mezzo e il consenso dell'intestatario, e conservala con l'autorizzazione.
Errori da evitare
- Rimborsare il tragitto casa-lavoro come se fosse una trasferta. È retribuzione e devi tassarla. Se lo paghi come rimborso esente, in caso di controllo l'Agenzia delle Entrate e l'INPS ti chiedono imposte, contributi e sanzioni.
- Pagare un importo fisso mensile chiamandolo "rimborso chilometrico". Senza prospetto, chilometri e trasferte documentate, è un'erogazione forfettaria che entra nel reddito.
- Usare le tabelle ACI dell'anno sbagliato o il modello di auto sbagliato. Conserva la pagina della tabella usata e aggiorna i valori a ogni nuovo anno.
- Gonfiare i chilometri o non verificarli. I percorsi devono essere coerenti con le distanze reali: un controllo incrociato con i rapportini d'intervento basta a far emergere le anomalie.
- Autorizzare dopo. L'autorizzazione serve prima della trasferta. Una firma raccolta a fine mese su viaggi già fatti è un punto debole.
- Confondere chilometri e spese collegate. Il rimborso chilometrico non richiede la tracciabilità; il pranzo e l'albergo della stessa trasferta sì.
- Dimenticare il CCNL. Alcuni contratti collettivi regolano l'uso del mezzo proprio e le relative coperture. Leggi il tuo prima di scrivere la policy.
Domande frequenti
Il rimborso chilometrico è obbligatorio?
La legge non ti obbliga a pagarlo, ma se chiedi al dipendente di usare la sua auto per lavoro è corretto restituirgli il costo che sostiene. Il tuo CCNL o un accordo aziendale possono prevedere regole precise.
Posso pagare il rimborso chilometrico in contanti?
L'obbligo di tracciabilità introdotto dalla Legge di bilancio 2025 non riguarda i rimborsi sotto forma di indennità chilometrica. In pratica il rimborso lo paghi con la busta paga, insieme allo stipendio, e quindi con lo stesso mezzo tracciabile che usi per la retribuzione. È la scelta più ordinata.
Il rimborso chilometrico entra nel conguaglio fiscale di fine anno?
Se è esente, no: resta fuori dall'imponibile e non modifica il conguaglio. Entra solo la parte eventualmente imponibile, come la quota che supera il costo ACI o il rimborso del tragitto casa-lavoro.
E se il dipendente fa un incidente durante la trasferta?
Il rimborso chilometrico copre anche la quota di costi assicurativi dell'auto, ma non trasferisce a te la responsabilità del mezzo. Per il dipendente, l'infortunio in trasferta è infortunio sul lavoro: lo denunci all'INAIL con la comunicazione d'infortunio nei termini di legge. Per i danni al veicolo, verifica il tuo CCNL e valuta una polizza aziendale specifica per i mezzi dei dipendenti.
Vale anche per i collaboratori e per gli amministratori?
L'art. 51 del TUIR vale anche per i redditi assimilati al lavoro dipendente, come i compensi dei collaboratori coordinati e continuativi e degli amministratori. Le condizioni restano le stesse: trasferta, autorizzazione, calcolo sulle tabelle ACI, documentazione.
Ogni quanto devo aggiornare le tabelle ACI?
Ogni anno. Per le trasferte di dicembre usi le tabelle in vigore nell'anno in corso; dal 1° gennaio passi alle nuove. Il tuo consulente aggiorna i valori e ti segnala se il modello di un dipendente cambia di costo.
Approfondimenti
Se vuoi completare il quadro sulle trasferte, leggi anche:
- Trasferte e rimborsi spese: guida completa
- Indennità di trasferta: regole, calcolo e gestione corretta in azienda
- Note spese: come gestirle in azienda senza errori e rischi
- Fringe benefit: cosa sono e come gestirli correttamente in azienda
Il lavoro del tuo consulente
Il rimborso chilometrico è una voce piccola, ma racconta molto di come gestisci il tuo personale: chi lavora fuori sede per la tua impresa usa la propria auto, e ha diritto a ritrovare in busta paga un rimborso corretto e puntuale. Il tuo consulente Advicy ti aiuta a scrivere la policy sulle trasferte, verifica i prospetti mensili, applica le tabelle ACI giuste, separa la parte esente da quella imponibile nel LUL e nell'UniEmens, e firma ogni adempimento con la responsabilità di un consulente del lavoro iscritto all'Ordine.
Quanto costa affidare il tuo personale ad Advicy?
Buste paga, UniEmens, F24, assunzioni e cessazioni: se ne occupa il tuo consulente del lavoro, iscritto all'Ordine e con polizza professionale. Canone fisso mensile, tutto incluso, senza sorprese in fattura.